MinFin prezentuje: projekt rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych

Na stronach internetowych Ministerstwa Finansów pojawił się projekt rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Tekst projektu wraz z uzasadnieniem oraz oceną skutków regulacji, pojawił się na stronach wczoraj. Nie ma tam informacji o ewentualnym terminie dla przesyłania ministerstwu uwag. Nie zmienia to faktu, że warto opublikowane materiały przeczytać i sformułować ewentualnie takie uwagi.

Projekt rozporządzenia z dnia 7 października 2010r. opublikowano na dedykowanej stronie, a tam sam projekt (PDF), uzasadnienie projektu (PDF) oraz ocena skutków regulacji (PDF).

Ostatnio o fakturach (w tym o fakturach elektronicznych) pisałem w tekście Interpelacja w sprawie faktur VAT i odpowiedź w sprawie roli orzecznictwa sądów..., ale dwa główne teksty, które istotne są - jak uważam - dla analizy aktualnych posunięć ministerstwa, to NSA przełamuje impas w papierowych fakturach "elektronicznych" (sygn. I FSK 1444/09) oraz Faktury: uzasadnienie wyroku NSA w sprawie I FSK 1444/09. W zakresie przechowywania faktur odsyłam Państwa do jeszcze innego tekstu, opisującego wcześniejszy wyrok NSA: NSA o drukowaniu kopii faktur wystawionych elektronicznie

W samej treści projektu rozporządzenia, poza znanymi kwestiami "zginania kartek", zwracam szczególną uwagę na § 6., zgodnie z którym:

Faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych dostępu online do tych faktur.

Język polski jest bardzo pojemny. W sferze prawnej określenie "online" chyba jednak jest niewłaściwe. Nie zmienia to faktu, że w ten sposób Ministerstwo Finansów nie rozwiązuje problemów interpretacyjnych (a też i faktycznych, w szczególności związanych z kosztami) wynikających z "udostępniania" faktur. Pisałem o tym w tekście Dostęp organów do faktur elektronicznych. Taki dostęp "online" nie jest przecież nieograniczony, prawda? Jakie są ograniczenia? Kto zapłaci za ten dostęp, szkolenia, infrastrukturę i jak chronić systemy IT przed nieuprawnionym dostępem?

Co znajdujemy w uzasadnieniu projektu rozporządzenia?

Rozporządzenie wydaje się w związku ze zmianami wprowadzonymi dyrektywą Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L 44, s. 11), która ma na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Rozporządzenie to jest skorelowane ze zmianą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.). Celem zaproponowanych zmian jest uproszczenie obrotu tymi fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych. Zaproponowane zmiany stanowią propozycję unowocześnienia zasad obrotu fakturami elektronicznymi w kierunku określonym przez dyrektywę Rady 2010/45/UE, z uwzględnieniem obecnie obowiązujących przepisów dyrektywy 2006/112/WE.

Dotychczasowe kwestie objęte projektem są regulowane rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Projekt rozporządzenia określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz zasady ich przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

Proponuje się wykonanie upoważnienia ustawowego, zawartego w art. 106 ust. 10, jedynie w odniesieniu do przesyłania faktur w formie elektronicznej, co pozwoli na objęcie możliwością przesyłania w tej formie również faktur wystawianych „papierowo” i przesłanych np. faksem czy e-mailem.

Mając na uwadze zwiększenie konkurencyjności i obniżenie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej – za dyrektywą Rady 2010/45/UE – zrezygnowano w stosunku do obowiązującego rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. z obligatoryjnego stosowania szczególnych technologii przesyłu elektronicznego faktur. Rozporządzenie wprowadza dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesłana faktura elektroniczna.

Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga nadal zgodnie z § 2 rozporządzenia i przepisami art. 232 dyrektywy uprzedniej akceptacji przez odbiorcę. Akceptacji albo jej cofnięcia można dokonać w formie papierowej lub elektronicznej. Strony muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić sposób przechowywania faktur zgodny z przepisami. Należy podkreślić, że w przypadku akceptacji w formie elektronicznej zrezygnowano z dotychczasowych wymogów, aby stosować bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektroniczną wymianę danych (EDI). Wprowadzenie takiego rozwiązania powinno znacząco przyczynić się do upowszechnienia fakturowania elektronicznego.

W przypadku cofnięcia akceptacji proponuje się (analogicznie tak jak obecnie), aby wystawca faktury tracił prawo do przesyłania temu odbiory faktur od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji. Jednak ze względu na
fakt, że proces przygotowywania danych, ich sprawdzania i w końcu wystawiania faktur może w niektórych firmach, np. ze względu na istotny stopień zautomatyzowania tych czynności, utrudniać lub uniemożliwiać szybkie uwzględnienie cofnięcia akceptacji dla fakturowania elektronicznego proponuje się, aby strony mogły postanowić o innym terminie utraty prawa do przesyłania faktur elektronicznych w przypadku cofnięcia akceptacji, o ile nie będzie on dłuższy niż 30 dni.

Zgodnie z § 3 faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. W § 3 zdefiniowano również pojęcie autentyczności pochodzenia, które oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury oraz integralności treści, które oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

W § 4 rozporządzenia dla uproszczenia i ułatwienia obrotu fakturami przesyłanymi elektronicznie dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

W § 5 określono zasady przechowywania faktur przesłanych drogą elektroniczną w sposób analogiczny, jak w przypadku faktur przesłanych w formie papierowej. Podatnicy obowiązani są przechowywać faktury w dowolny w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 245 ust. 1 dyrektywy 2006/112/WE w rozporządzeniu wskazano również, że sposób przechowywania faktur ma zapewnić łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp do faktur będących przedmiotem kontroli.

W § 6 zgodnie z art. 245 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE wskazano, że każda faktura przesłana w formie elektronicznej może być przechowywana na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem zagwarantowania dla celów kontrolnych za pomocą środków elektronicznych pełnego dostępu on-line do tych faktur. Wprowadzenie tego wymogu ma umożliwić podatnikom przechowywanie faktur w dowolnym państwie członkowskim nie pozbawiając jednak organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej łatwego i szybkiego dostępu do tych faktur.

W § 7 wprowadzono tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesłanych w formie elektronicznej i przechowywanych w tej formie. Podatnik został zobligowany do udostępnienia takich faktur w trybie umożliwiającym bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w formacie tekstowym. Obowiązek ten został wprowadzony ze względu na fakt, że rozporządzenie pozostawia podatnikom dowolność wyboru formatu, w jakim elektronicznie przesyłają faktury i ewentualna mnogość stosowanych formatów mogłaby znacznie wydłużyć czas kontroli u podatnika.

W rozporządzeniu proponuje się odejście od wymogu obecnie obowiązującego, aby korekty do faktur wystawionych w formie elektronicznej były również wystawiane w tej samej formie, co powinno przyczynić się do wyeliminowania wątpliwości, w przypadkach gdy przeszkody techniczne uniemożliwiały wystawienie korekty faktury w formie elektronicznej. Proponuje się, aby rozporządzenie weszło w życie z dniem 1 stycznia 2011 r., tak aby zapewnić odpowiednio długie vacatio legis, zwłaszcza dla zmian proponowanych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. (skorelowanych z tym rozporządzeniem).

Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 7 lipca 2005 r. o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa (Dz. U. Nr 169, poz. 1414 ze zm.) projekt rozporządzenia zostanie udostępniony w Biuletynie Informacji Publicznej z chwilą przekazania do uzgodnień z członkami Rady Ministrów.

Proszę nie przejmować się literówkami w przedstawionych opinii publicznej ministerialnych materiałach. Oznaczają one jedynie tyle, że pewnie nikt w MinFinie nie miał czasu na ostateczną redakcję tekstu.