Co dalej po audycie systemu SIMIK?

Pewnie nie wszyscy wiedzą, że od jakiegoś czasu gotowe są wyniki audytu Systemu Informatycznego Monitoringu i Kontroli Finansowej Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności SIMIK. Wielu ten system kojarzy się jedynie z aplikacją nazwaną Generator Wniosków (która działa tylko na jednej platformie programistycznej), jednak SIMIK jest znacznie bardziej złożonym systemem. Z wyłonieniem audytora były też interesujące problemy, jednak audyt udało się wreszcie przeprowadzić, a teraz ministerstwa zastanawiają się, co z tym faktem zrobić.

Dziś już wiadomo, że w sprawie SIMIK'a konieczna jest sprężystość ruchów. Wyniki audytu są niezbyt przychylne dla gospodarzy systemu. SIMIK jaki znamy dziś to wszak system do obsługi okresu programowania 2004-2006. Chociaż działania z minionego okresu programowania będą wykonywane jeszcze do 2008 roku, to przyszedł nowy okres programowania (2007-2013), a wraz z nim nowe wyzwania. Poprzedni okres się skończył, a system dopiero zyskuje pewną stabilność. Wraz z wejściem w nowy okres powinniśmy mieć już hulający system do jego obsługi (przynajmniej w podstawowej funkcjonalności), jednak nie ma nic.

O czym to ja mówiłem? Aha. Audyt. „Najgorszym rozwiązaniem było przerzucenie procesu wdrożenia do poszczególnych instytucji. Jest to typowy błąd, popełniany przez mniej doświadczonych kierowników projektów. Wdrożenie nowego systemu jest w istocie zmianą procesów biznesowych w pewnym obszarze organizacji. Jak każda zmiana (zwłaszcza zbiurokratyzowanego organizmu), tak i wdrożenie systemu wywołuje opór i sprzeciw. Dlatego najłatwiej jest ją wykonywać z zewnątrz instytucji...”. W system SIMIK wpięte jest około stu instytucji. Każda z tych instytucji miała wdrożyć system we własnym zakresie, samodzielnie. „Pomysł zatrudnienia 50 koordynatorów wdrożenia opiekujących się przydzielonymi sobie instytucjami do połowy roku 2008 za kwotę 11 mln zł jest spóźnioną i nieefektywną próbą uratowania wdrożenia”. Przypomnijmy, że ten system miał obsługiwać okres programowania 2004-2006...

Tymczasem Rząd zaakceptował wczoraj Raport roczny z realizacji przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego działań służących poprawie absorpcji funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (za okres od 1 listopada 2005 r. do 31 października 2006 r.) poza różnymi ciekawymi informacjami dotyczącymi kasy Raport wskazuje również na konieczność podjęcia innych działań, które umożliwią pełne wykorzystanie przyznanych środków. Na końcu krótkiej listy wymieniono „poprawę zdolności administracyjnej w instytucjach obsługujących fundusze UE”. Nie wiem, czy to chodzi o SIMIK?

SIMIK leży raczej w domenie Ministerstwa Finansów. Wydawać by się mogło, że taki system mógłby leżeć w gestii Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (jako ministra właściwego ds informatyzacji), ale nie. Ale nie. O sanacji systemu SIMIK nie mówi się też w Planie Informatyzacji Państwa na lata 2007-2010, dlaczego zresztą miało by się tam o tym mówić, skoro jeszcze do niedawna wiele osób uznawało, że z systemem wszystko jest w porządku i nie trzeba będzie go zmieniać, a jedynie tu się plaster przylepi, tam się podkręci terminal na większy kontrast (tylko, że system to nie tylko system w rozumieniu kabli i terminali, a nawet oprogramowania; Unia wcale od nas nie wymaga tak skomplikowanych wniosków, wypełnialiście kiedyś wniosek Generatorem Wniosków? Ehhh.

Jednym z zarzutów audytora jest np. to, że przy budowie systemu „nie uwzględniono wymagań użytkowników w instytucjach użytkujących system, co spowodowało że nie jest on traktowany jako pomocne narzędzie pracy, a jedynie uciążliwy sposób raportowania zewnętrznego”. A więc nie tylko użytkownicy systemu korzystający z Generatora Wniosków cierpią, ale też i ci po drugiej stronie.).

A jak było wcześniej? W wywiadzie zatytułowanym SIMIK nas nie zawiedzie Wiceminister Finansów Zbigniew Dynak mówił:

Przede wszystkim pragnę rozwiać obawy naszego społeczeństwa, które otrzymało ostatnio za pośrednictwem prasy niepokojące sygnały, że błędy w systemie SIMIK mogą zagrozić miliardom, jakie mam otrzymać z UE. Realia w jakich się poruszamy są następujące: w obecnym okresie programowania 2000-2006, dla którego to został stworzony system SIMIK Komisja Europejska nie ma podstaw prawnych by uzależniać przyznawanie funduszy unijnych od sprawnie funkcjonującego systemu informatycznego. Zgodnie z propozycjami regulacji prawnych przez nią prezentowanymi warunek taki obowiązywać będzie rzeczywiście, ale dopiero w nadchodzącym okresie programowania, czyli w latach 2007-2013...

Wtedy był jeszcze czas na to, by zastanowić się nad nowym okresem programowania. Z systemami informatycznymi jest tak, że trudno oczekiwać ich powstania z dnia na dzień (oddając sprawiedliwość trzeba jednak powiedzieć, że jednak system tworzy się pod określony stan prawny, a trudno planować system pod niewydajne rozporządzenia unijne)

Przed projektowaniem , ale też przed przystąpieniem do sanacji warto wiedzieć co jest źle i jak najlepiej zabrać się za naprawę. Jednak to trzeba robić odpowiednio wcześnie. Tak narodziła się myśl, że może jakiś Judyt zewnętrzny może warto zrobić (NIK pare razy kontrolował obrzeża systemu jednak nie interesował się konkretnie nim samym). W ulotce informacyjnek o systemie SIMIK możemy przeczytać:

Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Rozwoju Regionalnego uzgodnionym z Ministrem Finansów konieczne jest jak najszybsze przeprowadzenie audytu SIMIK w celu m.in. sprawdzenia spełniania przez ten System wymagań wynikających z obowiązujących przepisów prawnych i potrzeb instytucji biorących udział w procesie wdrażania funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w Polsce.

Zakładane cele audytu:

• dokonanie oceny stanu wdrożenia i możliwości pełnego realizowania funkcji przewidzianych dla Systemu SIMIK w bieżącej perspektywie finansowej funduszy strukturalnych 2004 -2006;
• wykonanie analizy możliwości dostosowania Systemu SIMIK do zarządzania funduszami strukturalnymi i Funduszem Spójności w nowej perspektywie finansowej 2007-2013 r.

W wyniku audytu przeprowadzonego przez profesjonalną i niezależną firmę wskazane zostaną przyczyny ewentualnie stwierdzonych problemów oraz sformułowane zostaną rekomendacje, które doprowadzą do usunięcia istniejącego stanu oraz pozwolą uniknąć powstania podobnej sytuacji w nowej perspektywie finansowej 2007-2013. Na podstawie wyników audytu zostaną podjęte działania mające na celu zapewnienie bezproblemowej bieżącej eksploatacji Systemu SIMIK, jego usprawnienie oraz podniesienie jakości obsługi i usług świadczonych przez System jego użytkownikom.

No i trzeba było jakoś wybrać wykonawcę audytu. Nie obyło się bez sądu. Zostawmy to. Audyt się odbył.

Jak wspomniałem - system zaplanowany jako narzędzie do obsługi okresu programowania 2004-2006 dopiero pod koniec 2006 roku uzyskał pewną stabilność i planowany zakres funkcjonalny, chociaż wiadomo, że trzeba będzie uzupełniać system w kolejnym roku. Jest zresztą więcej problemów. Bo oto okazuje się, że zgromadzone w systemie dane mają różną wiarygodność i kompletność. W efekcie trudno wykorzystać te dane do celów sprawozdawczych. A z racji sygnalizowanego wcześniej niedostosowania systemu do wymogów użytkowników ludzie w instytucjach, w których korzysta się z systemu wypracowali sobie przez te lata inne metody pracy, poza systemem. Warto przy tym powiedzieć, że koszt utrzymania systemu przewyższa milion złotych miesięcznie...

A więc sanacja. Zamiast Generatora Wniosków powstanie pewnie "lekka infrastruktura" (por. InDyGo - informatyczny system ewidencji gospodarczej), jednak ważniejsze od tego jest przygotowanie jakiegoś działającego "workflaw", uwzględniającego oczekiwania użytkowników w tych ponad stu instytucjach. "Zdziwienie budzi fakt, że Ministerstwo Finansów do końca września nie podjęło żadnych poważniejszych działań w tym kierunku [chodzi o rozpoczęcie prac - PVW]. Nie powołano także formalnego przedsięwzięcia budowy systemu na nowy okres programowania. W październiku zostały podjęte pospieszne działania prowadzące do dostosowania obecnego systemu SIMIK do wymagań na okres 2007-2013. Sposób ich przygotowania budzi obawy o możliwość powtórzenia błędów popełnionych przy budowie systemu na obecny okres programowania". Obecny, czyli poprzedni. Już mamy 2007 rok, a audyt był robiony pod koniec zeszłego.

Ciekawe czy uda się uratować sytuacje? A początek wcześniej podlinkowanego wywiadu z ministrem (dodajmy, że chyba z lipca 2006; piszę "chyba", bo tam nie ma przy nim daty, wiec wnioskuję po dacie źródeł powołujących się na ten tekst) zaczynał się tak:

Polski SIMIK to pierwszy Unii Europejskiej kompleksowy informatyczny system monitoringu i kontroli funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności. Jego celem było i jest zapewnienie właściwego, skutecznego i przejrzystego zarządzania środkami europejskimi w ramach programów współfinansowanych przez Unię Europejską. Odpowiedzialne za stworzenie tego systemu zespoły resortu finansów podjęły się tego zadania z zaangażowaniem i entuzjazmem. Dziś przeszedł czas na oceny: co się udało, a co utrudnia prawidłowe funkcjonowanie systemu. Powstaje również pytanie: jakie są szanse jego wykorzystania w latach 2007-2013, w których nasz kraj otrzyma z UE 60 miliardów euro.

Gazeta Bankowa (na stronie Wirtualnej Polski) odpowiedziała (w sierpniu 2006):

"Yeti", „Atlantyda”, "Latający Holender" – tak samorządowcy nazywają SIMIK, kompleksowy system informatyczny monitorowania i kontroli funduszy unijnych. Dlaczego? Bo wszyscy o nim słyszeli, a nikt nie widział.

Przeczytaj również:

• SIMIK i unijne pieniądze
• Nieneutralny SIMIK
• SIMIK - trzeba zaczynać przetarg na audyt od początku?
• Podatek od publicznych pieniędzy
• Jeszcze o Generatorze

Zupełnie na marginesie napiszę, że dwa dni temu Ministerstwo Rozwoju Regionalnego poinformowało o opublikowaniu komentarzy do najważniejszych aktów prawnych Unii Europejskiej regulujących zasady realizacji wspólnotowej polityki spójności w latach 2007-2013.