Niezbędne elementy struktury dokumentów

Na stronie Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji opublikowano dziś rano Opinię PIIT nt. wymagań technicznych formatów zapisu

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach określa w art.1 co powinno podlegać archiwizacji "dokumentacja... mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej dla państwa polskiego", co oznacza, że podmiotami dysponującymi takimi dokumentami może być praktycznie każda organizacja, a nawet każdy obywatel. Wynika z tego znacznie szerszy zakres działania ustawy niż ustawa o informatyzacji podmiotów publicznych, która dotyczy tylko administracji, a i dodatkowo wyłącza z niej wiele podmiotów, takich jak na przykład Sejm, Senat, NIK czy też IPN. A jeśli podmioty te mają zastosować się do ustawy o informatyzacji to tylko w zakresie określonym rozporządzeniem o minimalnych wymaganiach. (art 2 ust. 3 oraz art 13 ust. 1 oraz art 13 ust. 2 pkt 1). Warto więc dokładnie przeanalizować skutki takiej rozbieżności zakresu działania obu aktów prawnych...

--
[VaGla] Vigilant Android Generated for Logical Assassination

Bardzo mi miło VaGla, że przeceniasz moje kompetencje, ale póki Premier nie wyjedzie z miasta z powodu Upału, to nie ma powodu wkraczać w jego kompetencje (na tę okoliczność proszę zabezpieczyć pomoc żeńskiej Drużyny Przeciwudarowej im. Kupały z piękną Zuzanną na czele).

Wiki przydałoby się założyć, bo strona BIP z aktami prawnymi jest niesamowicie nieczytelna. Poza tym dlaczego by nie publikować projektów bezpośrednio na wiki, a nie w formie plików w jakiś dziwnych formatach? Jest też wspaniały system komentowania wypracowany przez FSF dla projektu GPLv3... (Jak to ktoś kiedyś na bashu napisał z okazji migracji do IV RP "może by całą RP do CVS wrzucić", ale to tak na marginesie).

Moje ustalenia po przebiciu się przez BIP MSWiA są następujące:

1. projekt zmian w ustawie o działach, dot. m.in. działu "informatyzacja"
2. projekt rozp. na podstawie art. 39^1 KPA
3. projekt rozp. na podstawie ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych (z dwoma załącznikami)
4. dwa projekty rozp. na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym
5. projekt rozp. w sprawie Planu Informatyzacji Państwa

Nie mam już siły tego wszystkiego dolinkowywać. Może by ktoś rozwinął tę listę opisując projekty dokładniej? Wiki istotnie by się przydało. Nagrodą za przedstawienie tego wszystkiego w czytelnej formie proponuję uczynić gitarę Superorfeo.

Aha - terminy konsultacji społecznych niektórych tych aktów albo już minęły, albo miną za chwilę :)

Czy tylko ja mam problem z plikiem Projektu rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji ... w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych?

MS Word 2000 nie potrafi poradzić sobie z połamaniem go na strony i wydrukowaniem... udało się to natomiast OpenOffice 2.

Gwoli ścisłości to do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym opracowano TRZY, a nie dwa rozporządzenia (jak napisałem poprzednio):

1. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (to, które jest zapisane w takim DOCu, że nawet Word go nie czyta :) - prawnikowi trudno je komentować, nawet jak uda mu się je otworzyć, bo zawiera głównie techniczne określenie struktury dokumentu
2. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi - tu na uwagę zasługuje propozycja systemu informatycznego, którą także warto przeanalizować od strony technicznej; w funkcjonalnościach tego systemu wskazano możliwość zapisu do formatu otwartego - trzeba powtórzyć za PIIT niepełność definicji takiego formatu i konieczność ujęcia jej w ustawie
3. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych ... - to, które opiniowało PIIT o ile się nie mylę; tu także niepełna definicja formatu otwartego

Dalej są jeszcze dwa rozporządzenia do różnych ustaw (KPA i ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych):

1. w sprawie struktury i sposobu sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych ... - jest ono istotne z punktu widzenia elektronicznych kontaktów państwo-obywatel (eGovernment); i tu pojawia się problem - nakazuje ono stosować formaty dokumentów z rozp. o minimalnych wymaganiach, a tam niestety dopuszczono już stosowanie formatów zamkniętych; dalej, będzie centralne repozytorium wzorów dokumentów - jak rozumiem, żeby sobie można było ściągnąć, wypełnić i wysłać do urzędu - nie wiem, czy to najlepszy pomysł, bo po pierwsze zwykły obywatel najpewniej coś pokręci z formatowaniem dokumentu, a poza tym wymusza to konkretną technologię (e-mail?) do kontaktu z urzędem (czy się mylę?); poza tym państwo będzie udostępniać nieodpłatnie oprogramowanie do odczytu i weryfikacji pism (już czuję kolejnego Płatnika)
2. w sprawie wymagań technicznych dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne ... - widać, że to przygotowywała zupełnie inna osoba; akty będą publikowane w XML, PDF i HTML; struktura została określona w załączniku i wydaje mi się, że ma się nijak do struktur proponowanych w poprzednich rozporządzeniach; znowu mamy obowiązek udostępnienia urządzenia do weryfikacji

Podsumowując proponuję zacząć formułowanie listy spraw do zrobienia:

1. sformułowanie ustawowej legalnej definicji otwartych standardów i zobowiązanie do jej przestrzegania wszystkie podmioty publiczne oraz podmioty niepubliczne w kontaktach z publicznymi
2. zmianę rozporządzenia o minimalnych wymaganiach w celu wykreślenia standardów zamkniętych (przy okazji trzeba też rzucić okiem na rozp. o elektronicznych skrzynkach podawczych, do którego obecne projekty się odwołują, a które było już krytykowane)
3. techniczna analiza (choć wierzę, że MSWiA dysponuje specjalistami w tym zakresie) proponowanych struktur dokumentów, systemów informatycznych oraz sposobu komunikowania się z obywatelem - tu oddaję głos inżynierom i specjalistom od usability

W oczekiwaniu na odzew oddaję się lekturze projektu Planu Informatyzacji Państwa, który na pierwszy rzut oka wygląda dość ciekawie.

Jest oto sobie taka Decyzja Nr 291/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 5 września 2005 r. w sprawie wprowadzenia do użytku „Tymczasowych zasad obiegu w Ministerstwie Obrony Narodowej dokumentów jawnych w ramach Elektronicznego Systemu Przepływu i Archiwizowania Dokumentów Unii Europejskiej (EWD-P)”.

To dość krótka decyzja, więc zacytuje:

Na podstawie § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 roku w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426) ustala się, co następuje:

1. Wprowadza się do użytku „Tymczasowe zasady obiegu w Ministerstwie Obrony Narodowej dokumentów jawnych w ramach Elektronicznego Systemu Przepływu i Archiwizowania Dokumentów Unii Europejskiej (EWD-P)”, stanowiące załącznik do decyzji.

2. Do czasu zakończenia pilotażowego wprowadzania w Ministerstwie Obrony Narodowej „Elektronicznego Systemu Przepływu i Archiwizowania Dokumentów Unii Europejskiej (EWD-P)”, zwanego dalej „systemem EWD-P”, jednak nie później niż do dnia 30 czerwca 2007 r., Podsekretarz Stanu do spraw Polityki Obronnej przedstawi projekt „Zasad funkcjonowania w Ministerstwie Obrony Narodowej Elektronicznego Systemu Przepływu i Archiwizowania Dokumentów Unii Europejskiej” oraz stosownej decyzji wprowadzającej je w życie.

3. Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

I teraz chodzi o ten załącznik, o którym mowa wyżej. To jest już dłuższy dokument, więc zacytuje tylko fragment (początek), który istotny jest z punktu widzenia tego wątku dyskusji:

Rozdział 1
Przepływ dokumentów w systemie EWD-P

§ 1. W celu ułatwienia i przyspieszenia procesu wypracowywania stanowiska Ministerstwa Obrony Narodowej, zwanego dalej „ministerstwem”, z uwzględnieniem opinii wszystkich jego komórek, jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej zainteresowanych problematyką poruszaną na forum instytucji Unii Europejskiej, wprowadza się system EWD-P, służący sprawnej wymianie dokumentów między Unią Europejską i Rzeczypospolitą Polską oraz archiwizacji prowadzonych spraw.

§ 2. Dokumenty wypracowywane w instytucjach Unii Europejskiej przekazywane są za pośrednictwem systemu EWD-P, poprzez krajową jednostkę koordynującą - Urząd Komitetu Integracji Europejskiej, zwany dalej „UKIE”, do ministerstw zainteresowanych daną problematyką.

§ 3. Niniejsze „Tymczasowe zasady...” dotyczą wyłącznie pracy z dokumentami jawnymi, zwanymi dalej „dokumentami”, otrzymywanymi przez ministerstwo, w ramach systemu EWD-P i pochodzącymi z UKIE.

§ 4. Dokumenty przekazywane są w systemie EWD-P przy pomocy bezpiecznej transmisji przez Internet.

§ 5. Dokumenty elektroniczne przesyłane, przetwarzane i opracowywane w systemie EWD-P stanowią oficjalne dokumenty równoważne z dokumentami w formie papierowej.

§ 6. Dokumenty, o których mowa w § 2, powinny spełniać następujące warunki:
1) znajdują się w lub pochodzą bezpośrednio z systemu EWD-P;
2) są zapisane w formacie „doc” (MS Word 97) i/lub „pdf” i/lub „html”;
3) zawierają treść merytoryczną w języku angielskim i/lub francuskim.

§ 7. Dokumentom towarzyszą metryczki, w których automatycznie zapisywana jest historia pracy nad dokumentami.

Rozdział 2

Wypracowywanie stanowiska w systemie EWD-P

§ 8. Wypracowywane w ministerstwie stanowisko odnośnie dokumentu, jeżeli jego charakter i przeznaczenie na to pozwala, może być sporządzone w języku polskim.

§ 9. Stanowisko, o którym mowa § 8, może być wyrażone w formie elektronicznego wpisu w akta danej sprawy w systemie EWD-P lub oddzielnego dokumentu w formie załącznika do tej sprawy.

§ 10. Jeżeli wymagane jest stworzenie i umieszczenie w systemie EWD-P dodatkowego dokumentu w formie załącznika, powinien on być zapisany w formacie „rtf” lub „doc” (MS Word 97).

(...)

Jest Decyzja Nr 2 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Spraw Zagranicznych z dnia 11 marca 2002 r. w sprawie trybu przekazywania komórkom organizacyjnym Ministerstwa Spraw Zagranicznych dokumentów otrzymywanych z Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej w Brukseli za pośrednictwem Associates Communications Network.

(...)
§ 7. Dyrektorzy komórek organizacyjnych, o których mowa w § 4, przekazują według własnych decyzji do DUEiONA dokumenty, które powinny być przesłane za pośrednictwem ACN do Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej w Brukseli oraz do państw członkowskich UE i państw kandydujących.

§ 8. Dokumenty, o których mowa w § 7, dostarczane są do DUEiONA w formie wydruku oraz w formie elektronicznej wyłącznie w formacie Word for Windows 6.0 oraz w wersji językowej angielskiej lub francuskiej.
(...)

Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej wydał zaś interesującą Instrukcję Nr 4 z dnia 23 sierpnia 2004 r. (Dz. UrzMSZ. 2004.4.67) w sprawie zasad wykorzystywania sprzętu komputerowego oraz systemów informatycznych do użytku służbowego pracowników placówek zagranicznych.

A tam czytamy (przytoczę jedynie definicje ze słowniczka):

§ 2. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

a) „sprzęt komputerowy” - urządzenia techniczne wykorzystywane w procesie przetwarzania informacji, a w szczególności takie jak: stacjonarne komputery personalne, komputery przenośne, serwery, drukarki komputerowe, zewnętrzne i wewnętrzne pamięci (jak np. dyski twarde, dyskietka, CD-ROM, ZIP, flash itp.) skanery, monitory ekranowe, klawiatury, myszki komputerowe itp.;
b) „oprogramowanie komputerowe” - instrukcje zapisane na nośniku komputerowym i wykonywalne przez sprzęt komputerowy pozwalające na realizacje jego funkcji użytkowych, a w szczególności: systemy operacyjne (Windows NT, Windows 98, Windows 2000, Windows XP), oprogramowanie biurowe (np. Word, Excell, Exchange, Outlook), oprogramowanie aplikacyjne (np. system wspomagający pracę urzędu konsularnego, baza danych osobowych, program Lex, program finansowo księgowy, programy biblioteczne itp.);
c) „system informatyczny” - zespół procedur organizacyjnych, oprogramowania i sprzętu komputerowego służących do automatycznego wytwarzania, przechowywania, przetwarzania i przekazywania informacji;
d) „sieć komputerowa” - zestaw wzajemnie połączonego sprzętu komputerowego, zarządzanego systemem operacyjnym, umożliwiający udostępnianie lub przekazywanie przetwarzanych w systemach informatycznych informacji; w szczególności: sieć lokalna ogranicza zasięg połączeń pomiędzy komputerami do jednej lokalizacji, sieć rozległa obejmuje połączenie komputerów pomiędzy wieloma lokalizacjami (np. internet obejmuje lokalizacje na całym świecie);
e) „nośnik danych” - nośnik umożliwiający jednokrotny lub wielokrotny zapis oraz przechowywanie danych w postaci elektronicznej (magnetyczny nośnik danych - taśma magnetyczna, dyskietka elastyczna, dysk twardy; optyczny nośnik danych - płyty Compact Disk (CD) i Digital Versatile Disk (DVD) jednokrotnego zapisu CD/DVD+/-R, płyty wielokrotnego zapisu CD/DVD+/-RW; dyski magnetooptyczne (MO) oraz pamięci półprzewodnikowe typu RAM/FLASH/EPROM, karta elektroniczna, token USB;
f) „lokalna sieć komputerowa placówki” - sieć komputerowa zlokalizowana i ograniczona do wykorzystywania w obrębie placówki;
g) „informacje niejawne” - informacje zawierające treści stanowiące tajemnicę służbową lub państwową, określone w ustawie z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z 1999 r. z późn. zmianami);
h) „administrator systemu informatycznego placówki” - pracownik odpowiedzialny za nadzorowanie systemu informatycznego placówki lub placówek;
i) „opiekun systemu informatycznego placówki” - osoba wyznaczona przez kierownika placówki, odpowiedzialna za sprzęt komputerowy placówki, oprogramowanie oraz jego wykorzystywanie.

Jest Uchwała Komisji Papierów Wartościowych i Giełd z dnia 5 lutego 2002 r. w sprawie wprowadzenia „Regulaminu funkcjonowania systemu Emitent”, na mocy której wprowadza się Regulamin funkcjonowania systemu Emitent (a to wszystko napodstawie ustawy Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi. W regulaminie zaś czytamy:

(...)
§ 4.
1. Raporty to rodzaj Wiadomości, których obowiązek przekazania wynika z art. 81 ust. 1 pkt 3 Ustawy.

2. Rodzaj, formę i zakres informacji objętych Raportami określają:
a) Rozporządzenie Rady Ministrów wydane na podstawie art. 81 ust. 5 Ustawy,
b) regulaminy, o których mowa w art. 105 i art. 115 ust. 2 Ustawy, wydane zgodnie z art. 82 Ustawy.

3. Dopuszcza się następujące typy Raportów przesyłanych Systemem:
a) Raport bieżący opracowany i wysłany z wykorzystaniem Elektronicznego Formularza Systemu,
b) Raport okresowy opracowany i wysłany z wykorzystaniem Elektronicznego Formularza Systemu - w Raporcie tym dozwolone jest wstawianie obiektów lub plików o następujących standardach informatycznych:
1) dokument w formacie Rich Text Format (RTF),
2) zwykły tekst, przy użyciu strony kodowej systemu Windows 1250 (TXT),
3) Comma Separated Value, wykorzystujący średniki jako separatory wartości (CSV),
4) standard graficzny Joint Photographics Experts Group (JPEG, JPG),
5) skoroszyt programu Microsoft Excel 97 (XLS),
6) dokument programu Microsoft Word 97 (DOC).
c) Raport przesyłany w formie Wiadomości bez wykorzystania Elektronicznego Formularza Systemu, zawierającej obiekty lub załączniki o standardach informatycznych jak w lit. b) - za zgodą dyrektora generalnego lub upoważnionego przez niego pracownika urzędu Komisji.
(...)

Jest też pokusa by uczyć studentów obsługi produktów jednego tylko producenta. Interesująca jest lektura załączników do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 3 listopada 2003 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie określenia standardów nauczania dla poszczególnych kierunków studiów i poziomów kształcenia. Weźmy załącznik nr 14 "Standardy nauczania dla kierunku studiów: farmacja":

(...)
6. Informatyka
Poznanie systemu Windows oraz pakietu Microsoft Office (edytor tekstowy Microsoft Word, arkusz kalkulacyjny Excel, pakiet graficzny Power Point). Współdziałanie i powiązanie między poznanymi programami. Podstawy biostatyki w oparciu o dostępny program statystyczny.
7. Historia filozofii
(...)

Na europeistyce (Załącznik nr 13) na przykład jest nieco inaczej:

(...)
1. Informatyka
Budowa komputerów i urządzeń peryferyjnych. Obsługa komputerów osobistych. Systemy jednego i wielu użytkowników. Systemy operacyjne. Programy użytkowe: edytory tekstów, arkusze kalkulacyjne, unijne bazy danych. Lokalne i europejskie sieci komputerowe. Poczta elektroniczna. Internet. Unijne i polskie systemy informacyjne -sprzężenie, dostęp, możliwości korzystania.
(...)

Widać z tego niezbicie, że na wielu poziomach, w różnych dokumentach urzędowych, uchwałach, aktach wykonawczych wynikających z ustaw wprowadza się rozwiązania wprost wskazujące konkretnego producenta oprogramowania, konkretne, komercyjne formaty doumentów... Sporo jest do zrobienia. Aktualny stan nie ma nic wspolnego z neutralnością technologiczną państwa i otwartymi, niekomercyjnymi formatami danych w administracji publicznej i szerzej: w społeczeństwie...
--
[VaGla] Vigilant Android Generated for Logical Assassination