Moment otrzymania od kontrahenta faktury wystawionej w formie elektronicznej

Z jakim momentem, w rozumieniu przepisów podatkowych następuje "otrzymanie" przez Spółkę faktury wystawionej w formie elektronicznej przez kontrahenta, w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych (dla potrzeb pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z takiej faktury)? Odpowiedzi udzielił Łódzki Urząd Skarbowy (Sygn. ŁUS-III-2-443/208/06/AMM).

Rodzaj dokumentu postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego
Sygnatura ŁUS-III-2-443/208/06/AMM
Data 2007.01.25
Autor Łódzki Urząd Skarbowy
Temat Podatek od towarów i usług --> Odliczenie i zwrot podatku. Odliczanie częściowe --> Odliczenie i zwrot podatku --> Odliczenie podatku
Słowa kluczowe faktura elektroniczna
otrzymanie faktury

Pytanie podatnika
Określenie momentu otrzymania od kontrahenta faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Działając na podstawie art. 14a, art. 216 i art. 217 ustawy z dnia 29.08.1997r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), po rozpatrzeniu wniosku z dnia 23.10.2006r. złożonego w tutejszym organie podatkowym w dniu 25.10.2006r. przez Spółkę, o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej określenia momentu otrzymania od kontrahenta faktury wystawionej w formie elektronicznej, Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w Łodzi, uznaje za nieprawidłowe stanowisko przedstawione w złożonym wniosku.

W dniu 25.10.2006r. do tutejszego organu podatkowego wpłynął wniosek Spółki z dnia 23.10.2006r., dotyczący zagadnienia wystawiania faktur w formie elektronicznej, w którym Spółka poprosiła m.in. o określenie momentu otrzymania faktury elektronicznej od kontrahenta. Pismem z dnia 22.11.2006 r. (znak: ŁUS-III-2-446/2510/06/AMM) Spółka została wezwana w trybie art. 169 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa do uzupełnienia braków formalnych wniosku w terminie 7 dni pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia. Dnia 13.12.2006r. do tut. Urzędu wpłynęło pismo Podatnika z dnia 05.12.2006r. (data nadania listu poleconego w urzędzie pocztowym: 05.12.2006r.) stanowiące odpowiedź na wezwanie. Pismem z dnia 08.01.2007r. znak: ŁUS-III-2-446/20/07/AMM, Spółka została ponownie wezwana w trybie art. 169 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Pismem z dnia 17.01.2007r. Spółka uzupełniła przedmiotowy wniosek.

Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, że w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka zamierza dokumentować wykonywane czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług poprzez wystawianie faktur w formie elektronicznej. Spółka będzie również otrzymywać faktury wystawione w formie elektronicznej od swoich kontrahentów. System, który zostanie wdrożony w Spółce będzie sugerował, w momencie dokonania sprzedaży towarów, wystawienie faktury elektronicznej dla kontrahenta (który wcześniej dokonał stosownej akceptacji). Wówczas faktura wystawiana będzie w czytelnym formacie uzgodnionym z kontrahentem na podstawie porozumienia zawartego przez obie strony transakcji. Następnie faktura elektroniczna będzie podpisywana za pomocą certyfikatu kwalifikowanego. Nie będzie ona drukowana, jednak istnieje możliwość sporządzenia takiego wydruku. Po dokonaniu podpisu elektronicznego zmiany w fakturze elektronicznej nie są już dopuszczalne. Spółka ponadto wskazała, iż system zapewnia możliwość podpisu wielu faktur jednocześnie (z podglądem każdej faktury), jak również podpisu każdej faktury z osobna.

Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawionych i przesyłanych w formie elektronicznej, będą wystawiane i przesyłane w tej samej formie. Jeżeli z różnych względów (np. wygaśnięcie certyfikatu, czy też odmowa akceptacji, awaria zasilania, brak połączenia sieciowego) wystawienie faktury korygującej, czy też duplikatu nie będzie możliwe, dokumenty te zostaną wystawione w formie papierowej z adnotacją, że odnoszą się do faktury wystawionej w formie elektronicznej. Numeracja tak wystawionej korekty, będzie kontynuacją numeracji faktur wystawianych w formie papierowej.

System ma zapewnić bezpieczeństwo przesyłania danych. Fakt wysłania faktury elektronicznej oraz czas dokonania wysyłki takiej faktury do odbiorcy lub archiwum elektronicznego ma być odnotowany w systemie. Przesyłanie faktury elektronicznej do odbiorcy odbywać się będzie za pomocą urządzeń do przetwarzania oraz przechowywania danych z wykorzystaniem bezpiecznych łączy WWW lub e-mail.

W związku z powyżej przedstawionym stanem faktycznym Spółka wystąpiła do tutejszego organu podatkowego z wnioskiem o udzielenie odpowiedzi m.in. na następujące pytanie:

Z jakim momentem, w rozumieniu przepisów podatkowych następuje "otrzymanie" przez Spółkę faktury wystawionej w formie elektronicznej przez kontrahenta, w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych (dla potrzeb pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z takiej faktury) ?

W ocenie Spółki:

1. Jeśli odbiorca podpisał z podatnikiem umowę o świadczenie usług archiwizowania faktur elektronicznych, otrzymanie faktury elektronicznej przez podatnika następuje z momentem jej umieszczenia w archiwum elektronicznym podatnika.
W przypadku korygujących faktur elektronicznych, odbiorca podpisuje otrzymaną przez niego korygującą fakturę elektroniczną certyfikatem kwalifikowanym i zapisuje ją w archiwum podatnika lub przesyła potwierdzenie otrzymania korygującej faktury elektronicznej pocztą elektroniczną.

2. Jeśli odbiorca nie podpisze z podatnikiem umowy o świadczenie usług archiwizowania faktur elektronicznych, i faktura wystawiona przez kontrahenta w formie elektronicznej przesyłana jest za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail), otrzymanie faktury elektronicznej przez podatnika następuje w momencie wejścia wiadomości na serwer pocztowy podatnika.
W przypadku przekazania faktury elektronicznej na nośniku elektronicznym (tj. dyskietce, CD lub innym nośniku danych), otrzymanie faktury elektronicznej przez podatnika następuje w momencie otrzymania przez podatnika przesyłki zawierającej nośnik informacji.
W przypadku korygującej faktury elektronicznej uznaje się, że odbiorca otrzymał korygującą fakturę elektroniczną, jeśli na serwer pocztowy podatnika, zgodnie z uzgodnionym adresem pocztowym, przyjdzie potwierdzenie otrzymania tej faktury. Odbiorca wyraża zgodę na piśmie na takie rozwiązanie, z zaznaczeniem, że tak przesyłane dane będą mogły stanowić dowód w sporach.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny, w którym Spółkę należy utożsamiać z odbiorcą faktur elektronicznych, Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w Łodzi stwierdza co następuje:

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Kwotę podatku naliczonego stanowi, z zastrzeżeniem ust. 3-7 suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4 - art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) w/w ustawy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje - w myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy jw. - w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-4 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Wyżej opisane zasady obniżania kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego dotyczą również faktur wystawianych w formie elektronicznej.

W wyżej cytowanym przepisie art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, ustawodawca uzależnił możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od otrzymania faktury (również faktury elektronicznej). Pojecie "otrzymania" nie zostało zdefiniowane w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług. Należy więc odwołać się do wykładni językowej dla wyjaśnienia jego znaczenia. Według internetowego Słownika Języka Polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN słowo "otrzymać" oznacza "stać się odbiorcą czegoś, dostać coś".

Ze względu na fakt, iż wyżej cytowany przepis nie precyzuje sposobu otrzymania faktury należy więc regulację tę odnieść do konkretnego stanu faktycznego.

W świetle powyższego, należy uznać, iż za moment otrzymania przez Spółkę faktury wystawionej w formie elektronicznej należy uznać:

1. moment umieszczenia faktury w archiwum elektronicznym Spółki - w przypadku, gdy kontrahent ma podpisaną umowę o świadczenie usług archiwizowania faktur elektronicznych,

2. moment wejścia wiadomości na serwer pocztowy podatnika - w przypadku braku umowy o świadczenie usług archiwizowania faktur elektronicznych.

Tutejszy organ podatkowy zwraca ponadto uwagę na brzmienie przepisu § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 13, poz. 1119) - faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

§ 4 w/w rozporządzenia Ministra Finansów stanowi, iż faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18.09.2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu; lub

2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej obostrzona jest jednak obowiązkiem uprzedniego uzyskania od odbiorcy faktury akceptacji tej formy wystawiania faktur - § 3 ust. 1 wyżej cytowanego rozporządzenia. Ponadto, zgodnie z § 6 ust. 5 rozporządzenia jw. - faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania

Mając powyższe na uwadze, "przekazanie faktury elektronicznej na nośniku elektronicznym (tj. dyskietce, CD lub innym nośniku danych)", o którym mowa w przedmiotowym wniosku Spółki, nie spełnia warunków określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 13, poz. 1119) i nie stanowi formy faktury elektronicznej.

W konsekwencji, stanowisko wyrażone przez Podatnika we wniosku z dnia 23.10.2006r., w zakresie określenia momentu otrzymania faktury wystawianej w formie elektronicznej dla możliwości pomniejszenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z tej faktury, jest nieprawidłowe.

Niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Podatnika we wniosku i stanu prawnego obowiązującego w dacie złożenia wniosku. Interpretacja nie jest wiążąca dla Podatnika, wiąże natomiast właściwe organy podatkowe i organy kontroli skarbowej – do czasu jej zmiany lub uchylenia.