Dokumenty elektroniczne w archiwach

Pomyślałem, że może to zainteresować czytelników: pod koniec listopada ukazały się dwa interesujące rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, oba z 30 października 2006 r. Jedno w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206 poz. 1518 z 2006 roku), drugie w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (ten sam Dziennik Ustaw z 17 listopada, ale pozycja 1519). Oba rozporządzenia wchodzą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.

Jak podkreślają komentatorzy - te rozporządzenia mogą być znacznie bardziej istotne niż akty wykonawcze do ustawy o informatyzacji, bo z ustawy o informatyzacji niektóre podmioty sprytnie się wyłączyły (albo przynajmniej próbowały), a archiwizacja czeka wszystkich...

Rozporządzenie w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych wydano na podstawie art. 5 ust. 2c oraz ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217).

(...)
§ 3. 1. Przekazywane materiały archiwalne zapisuje się w formacie, w którym były ostatnio przechowywane przez podmiot przekazujący.

2. Materiały archiwalne przekazuje się razem z odnoszącymi się do nich metadanymi, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

3. Metadane zapisuje się w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, dołączone do dokumentu lub zawarte w nim, w formacie XML.

4. Techniczny sposób zapisu na nośniku określa załącznik do rozporządzenia.
(...)

W załączniku do tego rozporządzenia znalazły się m.in. definicje struktury układu metadanych zapisanych w plikach XML znajdujących się w folderze "metadane" lub w folderze "sprawy"...

Jest to potężny załącznik.

Rozporządzenie w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych zostało wydane na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217).

A właściwie czemu by nie zacytować go w całości?

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. z dnia 17 listopada 2006 r.)

Na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych.

§ 2. 1. Metadanymi w rozumieniu rozporządzenia jest zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.

2. Niezbędnymi elementami struktury dokumentów elektronicznych są następujące metadane:

1) identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;

2) twórca - podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu;

3) tytuł - nazwa nadana dokumentowi;

4) data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;

5) format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu;

6) dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument;

7) typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo);

8) relacja - określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;

9) odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;

10) grupowanie - wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;

11) kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu;

12) język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;

13) opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu;

14) uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.

3. Dokumenty elektroniczne przygotowane do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej sporządza się w formacie XML.

4. Dokumenty elektroniczne zapisuje się w strukturze umożliwiającej automatyczne wyodrębnienie treści dokumentu oraz poszczególnych metadanych.

5. W przypadku gdy metadane, o których mowa w ust. 2, odpowiadają elementom informacyjnym wymienionym w minimalnych wymaganiach dla rejestrów publicznych, ich wartości podaje się zgodnie z zasadami tam określonymi.

§ 3. 1. Dla każdego dokumentu elektronicznego podaje się wartości metadanych określonych w § 2 ust. 2 pkt 1-7.
2. Wartości metadanych, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 8-14, podaje się, jeżeli zostały przypisane do dokumentu w procesie jego tworzenia, przetwarzania lub przechowywania.

§ 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do prawidłowego uporządkowania metadanych oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady prawidłowego uporządkowania metadanych zamieszcza się na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji.

§ 5. Umieszczanie w strukturze dokumentu elektronicznego innych metadanych niż określone w § 2 ust. 2 nie może wpływać na zmianę wartości niezbędnych metadanych ani utrudniać ich automatycznego wyodrębniania.

§ 6. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.

Opcje przeglądania komentarzy

Wybierz sposób przeglądania komentarzy oraz kliknij "Zachowaj ustawienia", by aktywować zmiany.

dokumenty elektroniczne w podmiotach publicznych

kschmidt's picture

Zacytowane wyżej w całości rozporządzenie dotyczące niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych faktycznie może się okazać bardzo ważne dla tak ostatnio eksploatowanej na różnych konferencjach interoperacyjności podmiotów publicznych. Ale tak się stanie tylko wtedy jeśli uda się uzgodnić nie tylko CO mamy wiedzieć o każdym dokumencie elektronicznym (to akurat już MSWiA napisał w rozporządzeniu) ale także JAK to zapisać (to ma się znależć w BIP-ie MSWiA zgodnie §4). Wstępna propozycja takich objaśnień znajduje się na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych

Jeśli ktoś tam nie zajrzał wyjaśniam, że mając na myśli "interoperacyjność" nie ograniczam się do rozumienia tego w ten sposób, że dokument przesłany z podmiotu A do podmiotu B ma być zrozumiany przez B. To o wiele za mało. Większa interoperacyjność będzie wtedy gdy dokument zostanie też automatycznie zarejestrowany w systemie informatycznym podmiotu B i być może automatycznie rozesłany wewnątrz podmiotu. Jednak system informatyczny podmiotu "B" będzie mógł to zrobić automatycznie nie dlatego, że dokument wysłany z "A" będzie zapisany w formacie aaa czy bbb, ale dlatego, że będzie miał przyporządkowane odpowiednio oznaczone metadane definiujące twórcę, datę, typ, dostęp... itd. Warto zauważyć że formaty będą się zmieniały na coraz nowocześniejsze, a ustalone w rozporządzeniu metadane - nie ponieważ są niezależne od rozwoju technologicznego.
Jeśli dziś ustalimy jak je oznaczać to jutro będziemy korzystać z tych ujednoliconych oznaczeń - i nie tylko w archiwach.
Propozycja objaśnień o których mowa jest także na forum naukowym e-pl. Tam można ją komentować.
--
kazimierz schmidt

jak coś w archiwum to już nieważne

kschmidt's picture

VaGla użył skrótu myślowego w tytule i wyszło niezachęcająco... Otóż rozporządzenia z art. 5 ust. 2a-2c ustawy archiwalnej nie dotyczą dokumentów elektronicznych "w archiwach" - przeciwnie dotyczą postępowania z dokumentem elektronicznym PRZED tym zanim trafi on do archiwum (co zresztą w tekście VaGla potem podkreśla). Oczywiście jeśli do archiwum dokumenty elektroniczne trafią uporządkowane to będziemy potem mogli korzystać ze zgromadzonej dokumentacji (czyli szybko sprawdzać czy wykonano jakąś czynność, czy nie). Jeśli trafią nieuporządkowane i będziemy w archiwach liczyli zasób w "metrach bieżących" przekazanych nośników to od razu możemy zrezygnować z szukanie czegokolwiek. I dlatego te rozporządzenia.
Jestem nieco uczulony na tym punkcie bo jak wiemy ustawy w potocznym znaczeniu dzielą się na "ważne" (np. kpa) i "nieważne" (np ustawa o archiwach). To pierwsze przecież nas dotyczy, a to drugie nie... Jak coś dotyczy archiwów to niech przeczytają i się stosują... Tak jak biblioteki mają ustawę o bibliotekach, a nurkowie o pracach podwodnych. Co to nas obchodzi nas, którzy z archiwami nic nie mamy do czynienia i mamy "swoją" ustawę.
Takie jest myślenie jest bardzo częste (w razie potrzeby służę przykładami). A tytuł "dokumenty elektroniczne w archiwach" utwierdza w takim przekonaniu.

I jeszcze małe sprostowanie:
Rozporządzenia są trzy (Dz. U. Nr 206 z 2006 kolejno poz. 1517-1519):
- w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych;
- w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi;
- w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych.

--
kazimierz schmidt

Piotr VaGla Waglowski

VaGla
Piotr VaGla Waglowski - prawnik, publicysta i webmaster, autor serwisu VaGla.pl Prawo i Internet. Członek Rady ds Cyfryzacji przy Ministrze Cyfryzacji, ekspert w Departamencie Oceny Ryzyka Regulacyjnego Ministerstwa Rozwoju, felietonista miesięcznika "IT w Administracji" (wcześniej również felietonista miesięcznika "Gazeta Bankowa" i tygodnika "Wprost"). Uczestniczył w pracach Obywatelskiego Forum Legislacji, działającego przy Fundacji im. Stefana Batorego w ramach programu Odpowiedzialne Państwo. W 1995 założył pierwszą w internecie listę dyskusyjną na temat prawa w języku polskim, Członek Założyciel Internet Society Poland, pełnił funkcję Członka Zarządu ISOC Polska i Członka Rady Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji. Był również Członkiem Rady Informatyzacji przy MSWiA, członkiem Zespołu ds. otwartych danych i zasobów przy Komitecie Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji oraz Doradcą społecznym Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej ds. funkcjonowania rynku mediów w szczególności w zakresie neutralności sieci. W latach 2009-2014 Zastępca Przewodniczącego Rady Fundacji Nowoczesna Polska, w tym czasie był również Członkiem Rady Programowej Fundacji Panoptykon. Więcej >>