Oświadczenie realizatora usługi EDI, podpis elektroniczny i ekran monitora

Drugi Urząd Skarbowy w Kielcach wydał postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego (Sygn. OG-005/192/PP-1/443/64/2006). Pytanie dotyczyło oświadczenia realizatora usługi EDI, autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści, o możliwość zrezygnowania z drukowania i posiadania oryginałów faktur w formie papierowej, o inna formę graficzną i tą, którą przechowuje system komputerowy. Naczelnik Urzędu uznał, że przedstawione we wniosku stanowisko jest prawidłowe.

Rodzaj dokumentu postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego
Sygnatura OG-005/192/PP-1/443/64/2006
Data 2006.01.30
Autor Drugi Urząd Skarbowy w Kielcach

Pytanie podatnika

1. Czy w świetle obowiązujących przepisów § 4 Rozporządzenia, dla potwierdzenia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur, przesyłanych poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), wystarczające będzie oświadczenie realizatora usługi EDI, że stosowana przy przesyłaniu danych technologia gwarantuje autentyczność danych i integralność treści ?

2. Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy spółką a dostawcami, z którymi ta wymiana będzie się odbywała w formie elektronicznej, gdzie autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści będzie zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym (§ 4 Rozporządzenie pkt 1) można zrezygnować z drukowania i posiadania oryginałów faktur w formie papierowej?

3. Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy spółką a dostawcami z którymi ten proces będzie odbywał się w drodze wymiany danych elektronicznych EDI, z zachowaniem procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralności ich treści (§ 4 Rozporządzenia pkt 2) można zrezygnować z drukowania i posiadania oryginałów tych faktur w formie papierowej?

4. Czy można uznać, że integralność treści jest zachowana w przypadku gdy wydruk faktury na ekran monitora lub na papier (w czasie kontroli, na żądanie US) ma w systemach komputerowych spółki taką samą treść lecz inną formie graficzną niż w systemie komputerowym dostawcy?

Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Kielcach działając na podstawie art. 14a § 1 oraz § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 8 z 2005 r., poz. 60 ze zm.) po rozpatrzeniu wniosku spółki w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług stwierdza, iż przedstawione we wniosku stanowisko jest prawidłowe.

Spółka w dniu 28.10.2005 r., wystąpiła do tut. Urzędu Skarbowego z pismem o interpretację dotyczącą wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Jak wynika ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku spółka w związku z wejściem w życiem nowego Rozporządzenia, które umożliwia przesyłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej zaczęła wdrażanie systemów komputerowych pozwalających na uproszczoną współpracę z dostawcami poprzez przesyłanie faktur drogą elektroniczną.

W złożonym wniosku spółka wystąpiła z zapytaniem czy:

- w świetle obowiązujących przepisów § 4 Rozporządzenia, dla potwierdzenia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur, przesyłanych poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), wystarczające będzie oświadczenie realizatora usługi EDI, że stosowana przy przesyłaniu danych technologia gwarantuje autentyczność danych i integralność treści ?

- w przypadku wymiany faktur pomiędzy spółką a dostawcami, z którymi ta wymiana będzie się odbywała w formie elektronicznej , gdzie autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści będzie zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym (§ 4 Rozporządzenie , pkt 1) można zrezygnować z drukowania i posiadania oryginałów faktur w formie papierowej ?

- w przypadku wymiany faktur pomiędzy spółką a dostawcami z którymi ten proces będzie odbywał się w drodze wymiany danych elektronicznych EDI, z zachowaniem procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralności ich treści (§ 4 Rozporządzenia pkt 2) można zrezygnować z drukowania i posiadania oryginałów tych faktur w formie papierowej ?

- można uznać, że integralność treści jest zachowana w przypadku gdy wydruk faktury na ekran monitora lub na papier( w czasie kontroli, na żądanie US) ma w systemach komputerowych spółki taką samą treść lecz inną formie graficzną niż w systemie komputerowym dostawcy ?

Zdaniem spółki pisemna gwarancja operatora EDI jest wystarczająca dla spełnienia wymogów § 4 pkt 2 Rozporządzenia w przypadku przesyłania faktur w drodze wymiany danych elektronicznych (EDI). W przypadku wystawiania , przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej gdzie autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści będzie zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu nie ma obowiązku wystawiania i przesyłania faktury w formie papierowej. W przypadku wystawiania , przesyłania i przechowywania faktur poprzez wymianę elektroniczną EDI zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu, nie ma obowiązku wystawiania i przesyłania faktury w formie papierowej. Jeżeli faktura przesłana drogą elektroniczną, została zabezpieczona poprzez procedury EDI lub kwalifikowany podpis elektroniczny, po wydrukowaniu w celu kontroli faktura nie musi mieć tej samej formy ( wzoru graficznego) jaką zastosował sprzedawca , najważniejsze jest natomiast aby dane z faktury sprzedawcy i nabywcy były te same.

Odnosząc się do przedstawionego stanu faktycznego oraz pytania spółki., Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Kielcach stwierdza co następuje:

Przepis § 3 ust. 1 i 2 Rozporządzenia z 14 lipca 2005 r.(Dz. U. Nr 133, poz. 1119) w sprawie wystawiania faktur oraz przesyłania faktur w drodze elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur stanowi, iż faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej ?akceptacją?. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej zgodnie z §4 w/cyt. Rozporządzenia faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym ( Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub

2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W przypadkach, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesyłanie faktur korygujących oraz duplikatów faktur do faktur wystawionych i przesyłanych w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawienie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej - § 5 w/cyt. Rozporządzenia.

W świetle powyższego Naczelnik tutejszego Urzędu podziela stanowisko , iż po spełnieniu warunków wynikających z w/cyt. przepisów, wnioskodawca może zrezygnować z drukowania i posiadania oryginałów faktur w formie papierowej. Natomiast kwestię samej formy (wzoru graficznego) faktur przesyłanych drogą elektroniczną reguluje § 6 w/cyt. Rozporządzenia. Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku , jak również czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2. Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.