Automat w imieniu obywatela prosi o urzędowe listy dwa razy w tygodniu

My dowiedzieliśmy się, że poczta elektroniczna urzędników może mieć znaczenie przy okazji tzw. "Afery Rywina", gdy p. Minister Jakubowska poprosiła o wyczyszczenie używanego przez nią twardego dysku (por. Czyszczenie dysku). W USA pojawił się śmiałek, który postanowił sprawdzić czy obywatel ma prawo dostępu do korespondencji elektronicznej prowadzonej przez urzędy, a to w związku z polityką jednego z nich, która zakłada kasowanie korespondencji elektronicznej co siedem dni.

O sprawie pisze serwis LinuxInsider w tekście One Man's Fight to Open Government Data (to jest tekst za opublikowanym w Dallas Morning News tekstem Citizen Watchdog: Elected officials must keep electronic files as a matter of public record). Tam opisano historię, której głównym bohaterem jest John Washburn, 45 letni informatyk, który uznał, że 7 dni, to zdecydowanie zbyt krótki okres, w związku z tym napisał programik, który co cztery dni prosi o udostępnienie listów przesłane do urzędu oraz wysłane z infrastruktury urzędu i w wyniku pierwszego uruchomienia aplikacji uzyskał 8 tysięcy listów.... Które postanowił opublikować online. A wszystko to dotyczy biura Gubernatora Texasu.

Chodzi oczywiście o gromadzenie i archiwizację dokumentów urzędowych. Są tu różne zasady (w Polsce niektóre dokumenty archiwizuje się wiecznie!). Czasem inaczej traktuje się dokumentację elektroniczną a inaczej papierową. Pojawili się tacy, którzy postanowili sprawdzić jak długo przechowywana jest korespondencja elektroniczna w Texasie i dowiedzieli się (w trybie dostępu do informacji publicznej (public information requests), że przechowywana jest przez siedem dni. A to w związku z zasadami, które przyjął aktualny Prezydent USA, a wcześniej Gubernator Texasu, George W. Bush. Siedem dni to krócej niż rok lub trzy lata, czyli czas w jakim przechowuje się w amerykańskich agendach rządowych dokumenty papierowe.

Obywatel ma prawo dostępu do informacji publicznej. Korespondencja urzędowa jest również taką informacją (i generalnie podlega udostępnieniu, chyba że dochodzi do sytuacji, kiedy takie prawo jest ograniczone - wiadomo: prywatność, tajemnice prawnie chronione, własność intelektualne, etc...). Tester oprogramowania postanowił stworzyć automat elektronicznie proszący o udostępnienie informacji i w wyniku tego otrzymywał korespondencję urzędową. Ale teraz administracja ma problem i zapowiada się zmiana polityki urzędów, gdyż zgodnie z przepisami stanowej ustawy the Texas Public Information Act - dane nie mogą być kasowane, gdy chociaż jeden obywatel poprosi o ich udostępnienie. A obywatel (dzięki automatowi) prosi o udostępnianie korespondencji dwa razy w tygodniu...

Przy okazji przypomnę, że były na świecie ciekawe orzeczenia dotyczące przechowywania (i kasowania) poczty elektronicznej, np. opisane w tekście Ciekawe orzeczenie o archiwizacji poczty rozstrzygnięcie dotyczące firmy Philip Morris....

Przeczytaj również:

Opcje przeglądania komentarzy

Wybierz sposób przeglądania komentarzy oraz kliknij "Zachowaj ustawienia", by aktywować zmiany.

A spam?

Z korespondencją elektroniczną pojawia się dodatkowy problem: czy spam wysyłany na adres urzędu to też korespondencja i też powinien być archiwizowany? A jeśli to nie korespondencja albo z jakiegoś powodu nie podlega archiwizacji, to kto/co i na jakiej podstawie oddziela spam od właściwej korespondencji?
Z jednej strony elektroniczne dane łatwo się archiwizuje, więc dorzucenie do archiwum całego spamu to nie problem... z drugiej: archiwum pełne śmieci jest mniej użyteczne.

Spam. A co jest spamem?

Trudno tak na prawdę określić z tzw. automatu co jest spamem, a co nie. Podobnie trudno jest filtrować korespondencję nadchodzącą. Trzeba mieć bowiem świadomość, że boot'y do rozsyłania spamu piszą ludzie, a zatem wciąż pojawiają się nowe rozwiązania umożliwiające ominięcie antyspamerów. Osobiście twierdzę, że jedynym sensownym rozwiązaniem dla urzędów jest filtrowanie poczty elektronicznej wchodzącej przez człowieka. W dobie usług elektronicznych, może to spowodować konieczność pracy na 3 zmiany w kancelarii, ale równie dobrze praca taka może być wykonywania zdalnie, bez konieczności siedzenia w biurze. Co prawda można określić grupy wiadomości jako spam, ale ostateczną weryfikację musi przeprowadzić jednak człowiek. Powód takiego podejścia do sprawy jest prosty. Żaden automat nie jest w stanie przewidzieć, że ten jedyny list elektroniczny, nie jest spamem, choć wszelkie warunki filtrujące mogą na to wskazywać.

Jako przykład bezgranicznej wiary w automaty antyspamowe powiem, że znam urząd administracji publicznej samorządowej, który odrzuca korespondencję elektroniczną z serwera o2.pl, gdyż serwer ten jest na liście RBL, co uczynnie podaje MailerDemon serwera pocztowego na którym jest hostowana poczta tegoż urzędu. Powstaje zatem pytanie. Czy urząd ma prawo wysługiwać się bezmyślnym automatem? Jak widać z tego przykładu, żaden obywatel mający konto na serwerze o2.pl, nie ma możliwości dostarczyć eDokumentu do urzędu, nawet jeśli ten dokument jest podpisany podpisem elektronicznym kwalifikowanym. Nie wszystkie bowiem dokumenty muszą być eFormularzami, jakby mniemać chciało wielu urzędników. Możliwe, że z "założenia" zablokowano wszystkie serwery pocztowe z darmowymi kontami, ucinając w ten sposób "profilaktycznie" napływ spamu. Czy jednak może za takim posunięciem nie kryje się coś innego? Może urząd w ten sposób usiłuje odciąć się od konieczności obsługi korespondencji elektronicznej, pochodzącej od obywateli? A skoro tak się dzieje, to po co cała ta informatyzacja urzędów? Czyżby za tymi szumnymi hasłami o informatyzacji rzędów, kryło się jedynie uzasadnienie konieczności zakupu coraz to nowszych komputerów na biurka urzędników za pieniądze podatnika?

Pozdrawiam.

Piotr VaGla Waglowski

VaGla
Piotr VaGla Waglowski - prawnik, publicysta i webmaster, autor serwisu VaGla.pl Prawo i Internet. Członek Rady ds Cyfryzacji przy Ministrze Cyfryzacji, ekspert w Departamencie Oceny Ryzyka Regulacyjnego Ministerstwa Rozwoju, felietonista miesięcznika "IT w Administracji" (wcześniej również felietonista miesięcznika "Gazeta Bankowa" i tygodnika "Wprost"). Uczestniczył w pracach Obywatelskiego Forum Legislacji, działającego przy Fundacji im. Stefana Batorego w ramach programu Odpowiedzialne Państwo. W 1995 założył pierwszą w internecie listę dyskusyjną na temat prawa w języku polskim, Członek Założyciel Internet Society Poland, pełnił funkcję Członka Zarządu ISOC Polska i Członka Rady Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji. Był również Członkiem Rady Informatyzacji przy MSWiA, członkiem Zespołu ds. otwartych danych i zasobów przy Komitecie Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji oraz Doradcą społecznym Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej ds. funkcjonowania rynku mediów w szczególności w zakresie neutralności sieci. W latach 2009-2014 Zastępca Przewodniczącego Rady Fundacji Nowoczesna Polska, w tym czasie był również Członkiem Rady Programowej Fundacji Panoptykon. Więcej >>