Faktura, bezpieczny podpis a dowód w postępowaniu podatkowym

Czy faktury wystawiane w formie elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem kwalifikowanym stanowią dowód w postępowaniu podatkowym? Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w Łodzi, uznaje za prawidłowe stanowisko przedstawione w złożonym wniosku. (Sygn. ŁUS-III-2-443/213/06/AMM)

Rodzaj dokumentu postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego
Sygnatura ŁUS-III-2-443/213/06/AMM
Data 2007.01.25
Autor Łódzki Urząd Skarbowy
Temat Ogólne prawo podatkowe --> Postępowanie podatkowe --> Dowody --> Dowód

Pytanie podatnika
Czy faktury wystawiane w formie elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem kwalifikowanym stanowią dowód w postępowaniu podatkowym ?

Działając na podstawie art. 14a, art. 216 i art. 217 ustawy z dnia 29.08.1997r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, ze zm.), po rozpatrzeniu wniosku z dnia 23.10.2006r. złożonego w tutejszym organie podatkowym w dniu 25.10.2006r. przez Spółkę, o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej określenia czy faktury wystawiane w formie elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem kwalifikowanym stanowią dowód w postępowaniu podatkowym, Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w Łodzi, uznaje za prawidłowe stanowisko przedstawione w złożonym wniosku.

W dniu 25.10.2006r. do tutejszego organu podatkowego wpłynął wniosek Spółki z dnia 23.10.2006r., dotyczący zagadnienia wystawiania faktur w formie elektronicznej, w którym Spółka poprosiła m.in. o wyjaśnienie czy faktury wystawiane w tej formie, opatrzone bezpiecznym podpisem kwalifikowanym bez dodatkowego znakowania znacznikiem czasu, stanowią dowód w postępowaniu podatkowym.

Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, że w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka zamierza dokumentować wykonywane czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług poprzez wystawianie faktur w formie elektronicznej. Spółka będzie również otrzymywać faktury wystawione w formie elektronicznej od swoich kontrahentów. System, który zostanie wdrożony w Spółce będzie sugerował, w momencie dokonania sprzedaży towarów, wystawienie faktury elektronicznej dla kontrahenta (który wcześniej dokonał stosownej akceptacji). Wówczas faktura wystawiana będzie w czytelnym formacie uzgodnionym z kontrahentem na podstawie porozumienia zawartego przez obie strony transakcji. Następnie faktura elektroniczna będzie podpisywana za pomocą certyfikatu kwalifikowanego. Nie będzie ona drukowana, jednak istnieje możliwość sporządzenia takiego wydruku. Po dokonaniu podpisu elektronicznego zmiany w fakturze elektronicznej nie są już dopuszczalne. Spółka ponadto wskazała, iż system zapewnia możliwość podpisu wielu faktur jednocześnie (z podglądem każdej faktury), jak również podpisu każdej faktury z osobna.

Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawionych i przesyłanych w formie elektronicznej, będą wystawiane i przesyłane w tej samej formie. Jeżeli z różnych względów (np. wygaśnięcie certyfikatu, czy też odmowa akceptacji, awaria zasilania, brak połączenia sieciowego) wystawienie faktury korygującej, czy też duplikatu nie będzie możliwe, dokumenty te zostaną wystawione w formie papierowej z adnotacją, że odnoszą się do faktury wystawionej w formie elektronicznej. Numeracja tak wystawionej korekty, będzie kontynuacją numeracji faktur wystawianych w formie papierowej.

System ma zapewnić bezpieczeństwo przesyłania danych. Fakt wysłania faktury elektronicznej oraz czas dokonania wysyłki takiej faktury do odbiorcy lub archiwum elektronicznego ma być odnotowany w systemie. Przesyłanie faktury elektronicznej do odbiorcy odbywać się będzie za pomocą urządzeń do przetwarzania oraz przechowywania danych z wykorzystaniem bezpiecznych łączy WWW lub e-mail.

W związku z z powyżej przedstawionym stanem faktycznym Spółka wystąpiła do tutejszego organu podatkowego z wnioskiem o udzielenie odpowiedzi na m.in. następujące pytanie:
Czy faktury elektroniczne opatrzone bezpiecznym podpisem kwalifikowanym mogą stanowić dowód w postępowaniu podatkowym, bez dodatkowego znakowania tych faktur znacznikiem czasu w rozumieniu art. 7 ustawy o podpisie elektronicznym ?

Zdaniem Spółki faktury wystawiane w formie elektronicznej mają taką samą wartość dowodową jak "zwykłe" faktury. "Wynika to przede wszystkim z treści art. 5 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym, który zrównuje w skutkach prawnych dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, z dokumentami opatrzonymi podpisami własnoręcznymi. Oznacza to, że faktura elektroniczna może stanowić w postępowaniu podatkowym dowód z dokumentu, o którym mowa w art. 181 Ordynacji podatkowej. Ponadto Spółka stoi na stanowisku, iż "dodatkowo oznakowanie czasem wywołuje skutek oznaczenia dokumentu datą pewną, w rozumieniu Kodeksu cywilnego, co potwierdza, że podpis na dokumencie został złożony w określonym czasie. Jednak wg Podatnika nie jest koniczne dla zachowania wartości dowodowej dokumentu znakowanie czasem, jeśli faktura została podpisana ważnym certyfikatem kwalifikowanym".

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w Łodzi stwierdza co następuje:

Art. 180 § 1 ustawy z dnia 29.08.1997r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60, ze zm.) stanowi, iż jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Zgodnie z art. 181 w/w ustawy, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, iż dowód jest środkiem pozwalającym przekonać się o istnieniu określonych faktów lub umożliwiającym weryfikację twierdzeń o tych faktach. Jest zatem źródłem informacji o rzeczywistości (stanie faktycznym). Ustawa Ordynacja podatkowa w przepisie art. 181 zawiera otwarty katalog środków, które mogą stanowić dowód w postępowaniu podatkowym. Przepis ten określa jedynie przykładowe środki, co nie oznacza, że brak wymienienia tam faktury uniemożliwia uznanie jej za dowód. Nie ulega wątpliwości, iż faktura jest źródłem informacji o stanie faktycznym, stwierdza dokonanie określonych czynności i w konsekwencji umożliwia weryfikację twierdzeń o tych faktach. Faktura jest zatem dowodem w rozumieniu przepisu art. 180 w/w ustawy.

Odnosząc powyższe do stanu faktycznego przedstawionego we wniosku należy zauważyć, że Spółka zamierza wystawiać faktury w formie elektronicznej. Ten szczególny sposób wystawiania oraz przesyłania faktur będących dokumentami stwierdzającymi wykonanie przez ich wystawcę czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, nie zmienia ich mocy dowodowej.

Możliwość skorzystania z tej formy wystawiania faktur obostrzona jest wieloma warunkami określonymi przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.07.2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Zgodnie z przepisem § 3 ust. 1 w/w rozporządzenia, konieczne jest spełnienie warunku "akceptacji" tej formy przez odbiorcę faktury.

§ 4 wyżej cytowanego rozporządzenia, stanowi, iż faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18.09.2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu; lub

2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Bezpiecznym podpisem elektronicznym jest - zgodnie z art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18.09.2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), podpis elektroniczny, który:

* jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
* jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
* jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

W myśl art. 5 ust. 2 w/w ustawy, bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone ustawą, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu. Bezpieczny podpis elektroniczny złożony w okresie zawieszenia kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do jego weryfikacji wywołuje skutki prawne z chwilą uchylenia tego zawieszenia.

Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej - art. 5 ust. 2 w/w ustawy.

Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu zapewnia integralność danych opatrzonych tym podpisem i jednoznaczne wskazanie kwalifikowanego certyfikatu, w ten sposób, że rozpoznawalne są wszelkie zmiany tych danych oraz zmiany wskazania kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do weryfikacji tego podpisu, dokonane po złożeniu podpisu - art. 5 ust. 3 w/w ustawy.

Należy również przytoczyć brzmienie art. 3 pkt 16 w/w ustawy, który stanowi, iż znakowanie czasem jest usługą polegającą na dołączaniu do danych w postaci elektronicznej logicznie powiązanych z danymi opatrzonymi podpisem lub poświadczeniem elektronicznym, oznaczenia czasu w chwili wykonania tej usługi oraz poświadczenia elektronicznego tak powstałych danych przez podmiot świadczący tę usługę.

Podpis elektroniczny może być znakowany czasem - art. 7 ust. 1 w/w ustawy o podpisie elektronicznym.

Znakowanie czasem przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne wywołuje w szczególności skutki prawne daty pewnej w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego - art. 7 ust. 2 w/w ustawy.

Z powyższego wynika, iż znakowanie czasem podpisu elektronicznego jest jedynie możliwością określoną w przepisach ustawy o podpisie elektronicznym. Ustawa ta nie nakłada takiego obowiązku. Obowiązek ten może jedynie wynikać z innych przepisów.

W zakresie objętym niniejszym zapytaniem, czyli mocy dowodowej faktur wystawianych i przesyłanych drogą elektroniczną należy zauważyć, że wyżej cytowane przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.07.2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) nie nakładają na podatników wystawiających faktury elektroniczne, obowiązku znakowania czasem podpisu elektronicznego. Ważne jest jedynie, aby autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści była zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W konsekwencji, stanowisko wyrażone przez Spółkę we wniosku z dnia 23.10.2006r., w zakresie mocy dowodowej faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej jest prawidłowe.

Niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Podatnika we wniosku i stanu prawnego obowiązującego w dacie złożenia wniosku. Interpretacja nie jest wiążąca dla Podatnika, wiąże natomiast właściwe organy podatkowe i organy kontroli skarbowej – do czasu jej zmiany lub uchylenia.