Podpis elektroniczny, elektroniczne faktury korygujące i duplikaty faktur w systemie EDI

Wybór przesyłania faktur w EDI nie zobowiązuje nas do stosowania podpisu elektronicznego, w związku z tym przy przesyłaniu faktur korygujących i duplikatów nie ma możliwości egzekwowania podpisów wystawienia faktury korygującej i duplikatu, czy w związku z tym elektroniczne faktury korygujące i duplikaty mogą stanowić podstawę do ewidencji w rejestrze VAT bez ich podpisywania? Na czym ma polegać potwierdzenie odbioru faktury elektronicznej i czy potwierdzeniem odbioru faktury korygującej elektronicznej może być komunikat z systemu obsługiwanego przez Y? Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź - Śródmieście uznaje za prawidłowe stanowisko przedstawione w złożonym wniosku w części dot. pytań nr 5 i 6 (Sygn. III-2/443-64/07/EF).

Rodzaj dokumentu postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego
Sygnatura III-2/443-64/07/EF
Data 2007.08.01

Autor Urząd Skarbowy Łódź-Śródmieście

Temat Podatek od towarów i usług

Słowa kluczowe faktura elektroniczna
faktura korygująca

Pytanie podatnika

W złożonym wniosku podatnik pyta o obowiązek stosowania podpisu elektronicznego w przypadku wystawiania elektronicznych faktur korygujących i duplikatów faktur w systemie EDI oraz sposobu potwierdzenia odbioru faktury korygującej

Działając na podstawie art. 14a § 1 i § 4, art. 216, art. 217 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2006r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz o zmianie innych ustaw (Dz. U. Nr 217 poz. 1590), art. 106 ust. 1, ust. 8 pkt. 1, ust. 10 i ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) § 2, 4, 5 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), § 16 ust. 4, § 17 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 08.05.2007r. Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź - Śródmieście uznaje za prawidłowe stanowisko przedstawione w złożonym wniosku w części dot. pytań nr 5 i 6 zawartych we wniosku dot. braku obowiązku stosowania podpisu elektronicznego w przypadku wystawiania elektronicznych faktur korygujących i duplikatów faktur w systemie EDI oraz sposobu potwierdzenia odbioru faktury korygującej.

W dniu 08.05.2007r. do tutejszego organu - jako właściwego miejscowo wpłynął wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu stosowania prawa podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług w przedstawionej indywidualnej sprawie.

Stan faktyczny sprawy:

W złożonym w dniu 08.05.2007r. wniosku Podatnik podał, iż "...Spółka prowadzi działalność handlową hurtową oraz detaliczną artykułów sanitarnych i budowlanych. Sprzedaje swoje towary (baterie, zlewy, kabiny, akcesoria łazienkowe, sanitarne akcesoria do kuchni) do supermarketów i hurtowni na terenie całego kraju. X jest Firmą, która wprowadza dokumentowanie sprzedaży w formie elektronicznej. Nasza dalsza współpraca z tą Firmą zobowiązuje nas do rozpoczęcia ewidencji sprzedaży również w tej formie. (...) Spółka podpisała umowę z Firmą Y w sprawie obsługi elektronicznej faktur pomiędzy X a naszą Spółką. W ramach tej umowy wystawianie faktur elektronicznych odbywać się będzie w systemie EDI (§ 4 pkt 2 rozporządzenia) bez wprowadzania podpisu elektronicznego, o którym mowa w § 4 pkt 1 rozporządzenia. Umowa zakłada jedno miesięczny okres wdrożeniowy wystawiania takich faktur a po tym okresie nastąpi podpisanie umowy z X na wymianę danych w formie elektronicznej. X założyło, że w pierwszym okresie wymiana danych elektronicznych dotyczyć będzie tylko faktur, nie ma dotyczyć natomiast faktur korygujących, które pozostaną w formie papierowej. Jeżeli X wprowadzi formę elektroniczną również dla faktur korygujących, rozporządzenie z 14.07.2005r. nie precyzuje jaka ma być forma potwierdzenia odbioru faktury korygującej . Wprowadzony system EDI umożliwia wydruk faktur elektronicznych w jednej formie graficznej. Dane z faktury elektronicznej w formie graficznej sprzedającego przesyłane są przez EDI i ulegają translacji, zamianie na formę graficzną odbiorcy przy zachowaniu danych z faktury elektronicznej sprzedającego".

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny Podatnik sformułował następujące pytania dotyczące interpretacji przepisów prawa podatkowego:

1. czy "może funkcjonować jeden egzemplarz faktury elektronicznej VAT?

2. jeżeli jeden egzemplarz, to czy ten egzemplarz winien być oznaczony jako "oryginał-kopia" bez uwagi o wyborze "oryginał" lub "kopia", lub bez żadnych oznaczeń

3. która z dat jest datą powstania obowiązku podatkowego, tzn

- czy jest tą datą data wystawienia faktury elektronicznej w systemie operacyjnym sprzedawcy,

- czy jest tą datą data wysłania komunikatu elektronicznego (faktury elektronicznej) do odbiorcy

- czy błędne wysłanie komunikatu (np. ponownie) oznacza nową transakcję czyli drugi egzemplarz oryginału faktury elektronicznej - poprzednio już wysłanej

4. czy zasada integralności treści zawarta w rozporządzeniu jest zachowana, jeśli przy wydruku faktury elektronicznej u sprzedającego i wydruku faktury elektronicznej u odbiorcy oraz wydruku faktury elektronicznej w trakcie kontroli na ekran komputera faktura ma różną formę graficzną ale te same dane, czyli treść, np. gdy wydruk faktury sprzedającego zawiera kod danego towaru sprzedającego, a wydruk tej samej faktury elektronicznej dla tego samego towaru będzie zawierał kod towaru odbiorcy.

5. wybór przesyłania faktur w EDI nie zobowiązuje nas do stosowania podpisu elektronicznego, w związku z tym przy przesyłaniu faktur korygujących i duplikatów nie ma możliwości egzekwowania podpisów wystawienia faktury korygującej i duplikatu, czy w związku z tym elektroniczne faktury korygujące i duplikaty mogą stanowić podstawę do ewidencji w rejestrze VAT bez ich podpisywania

6. na czym ma polegać potwierdzenie odbioru faktury elektronicznej i czy potwierdzeniem odbioru faktury korygującej elektronicznej może być komunikat z systemu obsługiwanego przez Y

7. czy możliwe jest przesyłanie elektronicznych danych tylko w zakresie faktur przez pewien okres, bez elektronicznych faktur korygujących w tym samym czasie

8. czy jest konieczność wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie papierowej jeśli dokumenty te były przesyłane przez EDI

9. czy jeśli nasz operator t.j. Y złoży oświadczenie o tym, że stosowane przez niego oprogramowanie o przesyle danych drogą elektroniczną gwarantuje autentyczność pochodzenia danych, faktur i integralność ich treści zg. z rozporządzeniem z 14.07.2005r., to czy można uznać, że nasza firma dołożyła wszelkich starań, co do wdrożenia procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia danych i integralności ich treści.

W tym miejscu wskazać należy, iż niniejsze postanowienie odnosi się wyłącznie do pytań nr 5 i 6 zawartych we wniosku, natomiast rozstrzygnięcia w pozostałym zakresie zawarte zostały w postanowieniach tutejszego organu podatkowego:

- nr III-2/443- 62/07/EF z dnia 01.08.2007r.

- nr III-2/443- 63/07/EF z dnia 01.08.2007r.

- nr III-2/443- 65/07/EF z dnia 01.08.2007r.

- nr III-2/443- 66/07/EF z dnia 01.08.2007r.

- nr III-2/443- 67/07/EF z dnia 01.08.2007r.

- nr III-2/443- 68/07/EF z dnia 01.08.2007r.

Przedstawiając własne stanowisko w sprawie dot. w/w pytań 5 i 6 Podatnik podał "...wystawione w systemie elektronicznym faktury elektroniczne i duplikaty spełniające wymogi funkcjonowania systemu EDI nie muszą zawierać podpisu elektronicznego odbiorcy. Potwierdzeniem odbioru korygującej faktury elektronicznej winien być komunikat z systemu obsługiwanego przez Y".

Na podstawie art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 z późn. zm), w dalszej części zwanej "ustawą", podatnicy, o których mowa w art. 15 ustawy,są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

Wskazać jednak należy, iż zgodnie z art. 106 ust. 11 ustawy Minister właściwy do spraw publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Wspólnot Europejskich , potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowania techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych.

Realizując dyspozycje zawarte w w/w art. 106 ust. 11 ustawy Minister Finansów wydał w dniu 14.07.2005r. rozporządzenie w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Na podstawie § 2 w/w rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Zgodnie z § 4 w/w rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia oraz integralność ich treści będą zagwarantowane:

1) bezpiecznym podpisem elektronicznym (...) lub

2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca jej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W tym miejscu wskazać należy, iż w złożonym wniosku Podatnik podał, że "...wystawianie faktur elektronicznych odbywać się będzie w systemie EDI". Mając na uwadze w/w przepis § 4 ust. 2 w/w rozporządzenia stwierdzić należy, iż jeżeli Podatnik dokonuje wystawiania faktur elektronicznej w systemie EDI, to faktury te nie wymagają zastosowania podpisu elektronicznego.

Na podstawie § 16 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95 poz. 798) sprzedawca jest obowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę (...).

W świetle § 5 ust. 1 w/w rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie.

Pojęcie "otrzymania" nie zostało zdefiniowane w przepisach prawa podatkowego. Odwołując się do wykładni językowej należy uznać, iż przez pojęcie "otrzymać" rozumie się "stać się odbiorcą czegoś, dostać coś w darze lub w zamian za coś". Otrzymanie faktury jest sytuacją, w której podmiot ma z dokumentem kontakt tego rodzaju, iż może zapoznać się z jego treścią. Stąd też momentem otrzymania faktury korygującej przez nabywcę będzie moment, w którym faktura elektroniczna jest dostępna dla odbiorcy faktury na jego urządzeniach informatycznych.

Mając na uwadze brzmienie w/w § 5 ust. 1 w/w rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. stwierdzić należy, iż w przedmiotowym przypadku również faktury korygujące oraz duplikaty faktur elektronicznych winny być wystawiane za pośrednictwem systemu EDI, dla których brak jest obowiązku zastosowania podpisu elektronicznego. W związku z czym potwierdzenie odbioru faktury korygującej może stanowić m.in. potwierdzenie z systemu otrzymania korekty faktury przez odbiorcę.

W świetle przytoczonych przepisów prawa stanowisko zaprezentowane przez Podatnika w rozpatrywanym wniosku z dnia 08.05.2007r należy uznać za prawidłowe w części dot. pytań nr 5 i 6 zawartych we wniosku dot. braku obowiązku stosowania podpisu elektronicznego w przypadku wystawiania elektronicznych faktur korygujących i duplikatów faktur w systemie EDI oraz sposobu potwierdzenia odbioru faktury korygującej

Podkreślić należy, iż podana interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Podatnika we wniosku z dnia 08.05.2007r. i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia, określonej we wniosku.

Piotr VaGla Waglowski

VaGla
Piotr VaGla Waglowski - prawnik, publicysta i webmaster, autor serwisu VaGla.pl Prawo i Internet. Członek Rady ds Cyfryzacji przy Ministrze Cyfryzacji, ekspert w Departamencie Oceny Ryzyka Regulacyjnego Ministerstwa Rozwoju, felietonista miesięcznika "IT w Administracji" (wcześniej również felietonista miesięcznika "Gazeta Bankowa" i tygodnika "Wprost"). Uczestniczył w pracach Obywatelskiego Forum Legislacji, działającego przy Fundacji im. Stefana Batorego w ramach programu Odpowiedzialne Państwo. W 1995 założył pierwszą w internecie listę dyskusyjną na temat prawa w języku polskim, Członek Założyciel Internet Society Poland, pełnił funkcję Członka Zarządu ISOC Polska i Członka Rady Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji. Był również Członkiem Rady Informatyzacji przy MSWiA, członkiem Zespołu ds. otwartych danych i zasobów przy Komitecie Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji oraz Doradcą społecznym Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej ds. funkcjonowania rynku mediów w szczególności w zakresie neutralności sieci. W latach 2009-2014 Zastępca Przewodniczącego Rady Fundacji Nowoczesna Polska, w tym czasie był również Członkiem Rady Programowej Fundacji Panoptykon. Więcej >>