Czy da się wnieść do sądu pisma mailem, a tradycyjnie tylko ostatnią stronę z podpisem?

Jeden z czytelników (wraz z kilkoma innymi osobami) przeprowadził pewien "projekt badawczy". Zadano polskim sądom apelacyjnym, Sądowi Najwyższemu oraz kilku sądom okręgowym, rejonowym oraz WSA, NSA, ale również Ministerstwu Sprawiedliwości, pewne pytanie: czy można nadesłać pismo procesowe drogą elektroniczną, a tradycyjną drogą pocztową jedynie kartę z podpisem ("stronę końcową pisma z oryginalnym podpisem"). Dzięki uprzejmości inicjatora projektu, który jednak zastrzegł sobie anonimowość, mogę udostępnić niektóre z uzyskanych odpowiedzi. Myślę sobie, że administracja publiczna może spodziewać się coraz większej liczby takich i innych pytań. Obywatele będą je zadawać, a uzyskane odpowiedzi będą publikowane. Myślę, że jest to proces ważny dla budowy społeczeństwa obywatelskiego.

Zanim przejdę do przywoływania odpowiedzi przypomnę, że niedawno opublikowałem tekst Nieprzyjęcie elektronicznego pisma przez sąd naruszeniem art 6 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka, w którym relacjonowałem wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w sprawie Lawyer Partners, A.S. v. Słowacja, z którego wynika, że odmowa przyjęcia przez sąd krajowy pism procesowych złożonych w formie elektronicznej stanowi naruszenie art 6 §1 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka. To oczywiście nie takie proste, ponieważ musi w ustawodawstwie krajowym istnień przepis, który na taką, elektroniczną drogę pozwala.

W Polsce trwają prace nad nowelizacją ustawy o informatyzacji oraz kilku innych ustaw (komunikat po Radzie Ministrów z 26.05.2009, a w tym serwisie Nowelizacja ustawy o informatyzacji trafi teraz do Sejmu; projekt ustawy jest już w Sejmie: Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw). Wedle opisu tego projektu nowe przepisy mają "umożliwić obywatelom składania dokumentów do urzędów za pośrednictwem internetu bez potrzeby opatrywania podań "bezpiecznym podpisem elektronicznym", stworzenia podstaw prawnych dla funkcjonowania elektronicznej administracji i ułatwienia współpracy systemów teleinformatycznych".

Sądy nie chcą poddać się rygorom ustawy o informatyzacji. Pisałem o tym relacjonując wyniki konsultacji projektu: Czy będzie rewolucja w informatyzacji? Przegląd zgłoszonych uwag do projektu noweli. Wiadomo jednocześnie, że w niektórych krajach da się procedurze cywilnej przesyłać elektronicznie pisma. Można tu przywołać artykuł opublikowany w Gazecie Prawnej pt. Procedury blokują e-sądy, w którym wskazano m.in. przykład Wielkiej Brytanii...

Po tym wstępie wypada oddać głos polskim sądom.

Wydział Informacji Sądowej Naczelnego Sądu Administracyjnego odpowiedział na zadane pytanie o podstawy prawne konieczności nadsyłania "tradycyjną drogą" całego pisma, zamiast tylko, jako uzupełnienie wysłanego wcześniej pisma drogą elektroniczną, strony zawierającej podpis:

W nawiązaniu do korespondencji e-mail (...), w którym prosi Pani o wyjaśnienie trybu i sposobu wnoszenia pism procesowych do sądów administracyjnych, uprzejmie informuję, iż procedura sądowoadministracyjna regulująca wspomnianą materię została określona w ustawie z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. nr 153, poz. 1270 ze zm.).

W związku z powyższym wskazuję, iż w postępowaniu sądowoadministracyjnym wnioski i oświadczenia stron składane są w pismach procesowych (w
tradycyjnej formie papierowej). Jak dotąd jest to wyłączna forma wnoszenia pism do sądów administracyjnych, które wyłączone są z obowiązków
wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 ze zm.) - jej art. 2 ust. 3.

Zwrócić jednakże należy uwagę, iż aktualnie Kancelaria Prezesa Rady Ministrów pracuje nad projektem zmiany prawa w tym zakresie

Ministerstwo Sprawiedliwości odpowiedziało, co następuje:

W związku z pismem Pani nadesłanym drogą elektroniczną w dniu (...) uprzejmie informuję, że formalne wymogi pisma procesowego są określone w art. 126 § 1 kodeksu postępowania cywilnego. Zgodnie z punktem 4 tego przepisu pismo powinno zawierać podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika.

Jeżeli wniosła Pani zatem pismo procesowe bez podpisu może Pani zgłosić się do sądu i podpisać pismo w sekretariacie sądu.

Prezes Sądu Apelacyjnego w Krakowie odpowiedział:

W odpowiedzi na zapytanie przesłane pocztą elektroniczną w dniu (...) informuję, iż do sądów polskich pisma procesowe mogą być wnoszone wyłącznie osobiście lub pocztą. Z tego względu wykluczone jest nadsyłanie pism faxem lub drogą elektroniczną i uzupełnienie ich wyłącznie przez przesłanie ostatniej strony pisma z własnoręcznym podpisem.

Prezes Sądu Okręgowego w Białymstoku odpowiedział:

W odpowiedzi na Pani pytanie przesłane drogą elektroniczną informuję, że zgodnie z art. 126 § 1 ppkt 4 kpc każde pismo procesowe powinno zawierać podpis strony, albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika. Pismo, które nie jest podpisane zawiera brak formalny, do uzupełnienia którego wzywa Przewodniczący w trybie art. 130 kpc pod rygorem zwrotu pisma. Uzupełnienie tego braku polega na osobistym podpisaniu pisma w sądzie, bądź na przesłaniu kolejnego jego egzemplarza z podpisem. Nie można uzupełnić pisma procesowego wysłanego drogą elektroniczną poprzez nadesłanie tylko ostatniej strony pisma z podpisem, albowiem podpis ten musi dotyczyć całego pisma procesowego, obejmującego pełną treść oświadczenia woli osoby podpisującej, a nie tylko jego fragmentu.

Jednocześnie informuję, że z dniem 1.01.2010 roku wchodzi w życie przepis art. 126 § 5 kpc, zgodnie z którym pismo procesowe wniesione drogą elektroniczną będzie opatrywane podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy z dnia 18.09.2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.).

Prezes Sądu Apelacyjnego w Katowicach:

W odpowiedzi na Pani pytanie skierowane do tutejszego sądu w dniu (...) br. informuję uprzejmie, że wnoszenie pism procesowych (także pozwów) drogą elektroniczną lub na informatycznych nośnikach danych uregulowane jest w przepisach art. 125, 126, 130, 1301, 1871 i 1872 k.p.c. a także art. 50528 i nast. k.p.c. o elektronicznym postępowaniu upominawczym.

Do chwili obecnej nie zostały wydane rozporządzenia wykonawcze Ministra Sprawiedliwości na podstawie art. 125 § 4 k.p.c., art. 126 § 6 k.p.c. i art. 50531 § 6 k.p.c. mające określić zasady wprowadzania techniki informatycznej, warunki, jakim powinny odpowiadać informatyczne nośniki danych, na których pisma procesowe mają być wnoszone.

Rozporządzenia te powinny być wydane do dnia 1 stycznia 2010r., w której to dacie ma wejść w życie zmiana przepisów Kodeksu postępowania cywilnego wprowadzona ustawą z 9 stycznia 2009r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 26, poz. 156).

Ustawą tą znowelizowano z dniem 1 stycznia 2010r. przepisy art. 125 § 2 k.p.c. i art. 126 § 3 i § 5 k.p.c.

Po wejściu w życie nowelizacji zgodnie z art. 125 § 5 k.p.c. pismo procesowe wniesione drogą elektroniczną powinno być opatrzone podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z 18.09.2001r. o podpisie elektronicznym.

Jednocześnie informuję, iż nie jestem uprawniona do udzielania porad prawnych i dokonywania wykładni obowiązującego prawa dla stron postępowania sądowego.

Wyjaśniam jedynie, że brak pisma procesowego w postaci braku podpisu jest przedmiotem wezwania do uzupełnienia braków formalnych przez podpisanie pisma.

Wydział Informacji Sądowej Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie:

W odpowiedzi na Pani e-mail z dnia (...), w którym porusza Pani kwestie w zakresie wnoszenia pism procesowych do sądów polskich oraz zagranicznych, jak również stawia Pani pytanie w przedmiocie „konieczności nadsyłania ponownie całego pisma”, uprzejmie wyjaśniam, że udzielenie na nie odpowiedzi stanowiłoby w istocie udzielenie porady prawnej. Rolą zaś Sądu nie jest udzielanie porad prawnych, lecz sprawowanie wymiaru sprawiedliwości (art. 1 § 1 Prawa o ustroju sądów administracyjnych). W myśl obowiązujących przepisów prawnych, osobami upoważnionymi do udzielania porad prawnych są np.: adwokaci, radcowie prawni, doradcy prawni.

Prezes Sądu Apelacyjnego w Lublinie:

W odpowiedzi na Pani pytanie zawarte w e-mailu skierowanym do sekretariatu tut. Sądu (...) - wyjaśniam, że w świetle obowiązujących przepisów prawa nie można wnieść pisma procesowego w sposób przez Panią wskazany, bowiem ani samo pismo w formie elektronicznej ani wydruk jego ostatniej strony opatrzonej własnoręcznym podpisem - nie stanowią dokumentu procesowego. Żadne z nich nie spełnia warunków formalnych pisma procesowego określonych (w zależności od rodzaju spraw których dotyczą) w art. 126 kodeksu postępowania cywilnego lub 119 kodeksu postępowania karnego oraz w przepisach szczególnych.

Oddział Administracyjny Sądu Okręgowego w Warszawie:

W odpowiedzi na Pani pismo uprzejmie informuję, iż nie poszczególne sądy lub ich Prezesi są autorami ustawy o podpisie elektronicznym. Wymogi ustalone przez polskiego ustawodawce są dla Państwa wiążące i zgodnie z nimi pismo procesowe wysłane drogą elekroniczną musi być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie można wysłać pisma procesowego do sądu pocztą email bez takiego ważnego certyfikowanego podpisu ani tez faxem, bo zgodnie z polską procedurą cywilną nie są to ważne pisma, wszczynające postępowania sądowe.

W przypadku braku posiadania przez Panią ważnego certyfikowanego podpisu elektronicznego pismo należy skierować do sądu pocztą.

Na zakończenie jeszcze odpowiedź z Sądu Okręgowego Warszawa-Praga w Warszawie:

Zgodnie z art. 126 § 1 pkt 4 k.p.c. każde pismo procesowe musi zawierać podpis. Przepisy k.p.c. są przy tym normami szczególnymi wobec ogólnych zasad regulujących formę dokonywania czynności prawnych. K.p.c. nie przewiduje możliwości wnoszenia pism na elektronicznych nośnikach informacji, poza postępowaniem rejestrowym przed KRS.

W wypadku otrzymania pisma procesowego w formie maila sąd winien wydrukować takiego maila, a następnie wezwać do uzupełnienia braków formalnych tego pisma na podstawie art. 130 § 1 k.p.c., tj. podpisania, złożenia stosownej liczby odpisów, opłacenia itp.

Podpis musi być złożony w taki sposób, aby nie było wątpliwości, że osoba składająca podpis obejmuje swoją wiedzą i wolą całe podpisywane pismo. Oczywiście nie budzi wątpliwości sytuacja, gdy strona stawi się w sekretariacie i podpisze osobiście takie pismo. Może również nadesłać do sądu to samo pismo wraz z podpisem. Nie wykluczałbym z góry także możliwości złożenia innego pisma wraz z podpisem, z którego treści wynikałoby, że strona chce w ten sposób podpisać (poświadczyć, potwierdzić) wcześniej złożone pismo.