Integralność różnych form graficznych faktur elektronicznych

Czy zasada integralności treści zawarta w rozporządzeniu jest zachowana, jeśli przy wydruku faktury elektronicznej u sprzedającego i wydruku faktury elektronicznej u odbiorcy oraz wydruku faktury elektronicznej w trakcie kontroli na ekran komputera faktura ma różną formę graficzną ale te same dane, czyli treść, np. gdy wydruk faktury sprzedającego zawiera kod danego towaru sprzedającego, a wydruk tej samej faktury elektronicznej dla tego samego towaru będzie zawierał kod towaru odbiorcy? Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź - Śródmieście uznał za prawidłowe stanowisko przedstawione w złożonym wniosku w części dot. pytania nr 4 (Sygn. III-2/443-67/07/EF).

Rodzaj dokumentu postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego
Sygnatura III-2/443-67/07/EF
Data 2007.08.01
Autor Urząd Skarbowy Łódź-Śródmieście
Temat Podatek od towarów i usług
Słowa kluczowe faktura elektroniczna
Pytanie podatnika

W złożonym wniosku podatnik pyta o zachowanie zasady integralności w przypadku różnych form graficznych faktur elektronicznych będących w posiadaniu wystawcy i nabywcy faktur.

Działając na podstawie art. 14a § 1 i § 4, art. 216, art. 217 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2006r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz o zmianie innych ustaw (Dz. U. Nr 217 poz. 1590), art. 106 ust. 1, ust. 8 pkt 1, ust. 10 i ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), § 9, § 11, § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798), § 2 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 08.05.2007r. (uzup. w dniu 27.07.2007r.) Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź - Śródmieście uznaje za prawidłowe stanowisko przedstawione w złożonym wniosku w części dot. pytania nr 4 zawartego we wniosku dot. zachowania zasady integralności w przypadku różnych form graficznych faktur elektronicznych będących w posiadaniu wystawcy i nabywcy faktur.

W dniu 08.05.2007r. do tutejszego organu - jako właściwego miejscowo wpłynął wniosek (uzupełniony w dniu 27.07.2007r.) o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu stosowania prawa podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług w przedstawionej indywidualnej sprawie.

Stan faktyczny sprawy:

W złożonym w dniu 08.05.2007r. wniosku Podatnik podał, iż "...Spółka prowadzi działalność handlową hurtową oraz detaliczną artykułów sanitarnych i budowlanych. Sprzedaje swoje towary (baterie, zlewy, kabiny, akcesoria łazienkowe, sanitarne akcesoria do kuchni) do supermarketów i hurtowni na terenie całego kraju. X jest Firmą, która wprowadza dokumentowanie sprzedaży w formie elektronicznej. Nasza dalsza współpraca z tą Firmą zobowiązuje nas do rozpoczęcia ewidencji sprzedaży również w tej formie. (...) Spółka podpisała umowę z firmą Y w sprawie obsługi elektronicznej faktur pomiędzy X a naszą Spółką. W ramach tej umowy wystawianie faktur elektronicznych odbywać się będzie w systemie EDI (§ 4 pkt 2 rozporządzenia) bez wprowadzania podpisu elektronicznego, o którym mowa w § 4 pkt 1 rozporządzenia. Umowa zakłada jedno miesięczny okres wdrożeniowy wystawiania takich faktur a po tym okresie nastąpi podpisanie umowy z X na wymianę danych w formie elektronicznej. X założyło, że w pierwszym okresie wymiana danych elektronicznych dotyczyć będzie tylko faktur, nie ma dotyczyć natomiast faktur korygujących, które pozostaną w formie papierowej. Jeżeli X wprowadzi formę elektroniczną również dla faktur korygujących, rozporządzenie z 14.07.2005r. nie precyzuje jaka ma być forma potwierdzenia odbioru faktury korygującej . Wprowadzony system EDI umożliwia wydruk faktur elektronicznych w jednej formie graficznej. Dane z faktury elektronicznej w formie graficznej sprzedającego przesyłane są przez EDI i ulegają translacji, zamianie na formę graficzną odbiorcy przy zachowaniu danych z faktury elektronicznej sprzedającego".

W dniu 27.07.2007r. wpłynęło uzupełnienie do wniosku, w którym Podatnik podał, iż:

"- dane w fakturze sprzedawcy i nabywcy zawierają wszystkie dane o których mowa w Ustawie o podatku VAT dotyczącej dokumentowania sprzedaży towarów potwierdzonych fakturą sprzedaży VAT

- faktury sprzedawcy i nabywcy nie zawierają żadnych znaków graficznych firm, toteż faktury sprzedawcy i nabywcy mają tą samą formę graficzną i zawierają te same dane dotyczące towarów i ich nazw.

Różnica w kodach towarów wynika za specyfiki magazynowych systemów informatycznych i pozostaje bez wpływu na nazwę sprzedawanego towaru np w fakturze Deante towar: bateria (nazwa produktu) BAT.NARCYZ CHROM ZLEWOZMYWAKOWA STOJ. Z WYLEW. U. posiada kod BDN 062M, a w fakturze Leroy Merlin towar: bateria (nazwa produktu) BAT.NARCYZ CHROM ZLEWOZMYWAKOWA STO. posiada kod EAN 5908212012451, jak z tego wynika nazwa towaru jest ta sama".

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny Podatnik sformułował następujące pytania dotyczące interpretacji przepisów prawa podatkowego:

1. czy "może funkcjonować jeden egzemplarz faktury elektronicznej VAT?

2. jeżeli jeden egzemplarz, to czy ten egzemplarz winien być oznaczony jako "oryginał-kopia" bez uwagi o wyborze "oryginał" lub "kopia", lub bez żadnych oznaczeń

3. która z dat jest datą powstania obowiązku podatkowego, tzn

- czy jest tą datą data wystawienia faktury elektronicznej w systemie operacyjnym sprzedawcy,

- czy jest tą datą data wysłania komunikatu elektronicznego (faktury elektronicznej) do odbiorcy

- czy błędne wysłanie komunikatu (np. ponownie) oznacza nową transakcję czyli drugi egzemplarz oryginału faktury elektronicznej - poprzednio już wysłanej

4. czy zasada integralności treści zawarta w rozporządzeniu jest zachowana, jeśli przy wydruku faktury elektronicznej u sprzedającego i wydruku faktury elektronicznej u odbiorcy oraz wydruku faktury elektronicznej w trakcie kontroli na ekran komputera faktura ma różną formę graficzną ale te same dane, czyli treść, np. gdy wydruk faktury sprzedającego zawiera kod danego towaru sprzedającego, a wydruk tej samej faktury elektronicznej dla tego samego towaru będzie zawierał kod towaru odbiorcy.

5. wybór przesyłania faktur w EDI nie zobowiązuje nas do stosowania podpisu elektronicznego, w związku z tym przy przesyłaniu faktur korygujących i duplikatów nie ma możliwości egzekwowania podpisów wystawienia faktury korygującej i duplikatu, czy w związku z tym elektroniczne faktury korygujące i duplikaty mogą stanowić podstawę do ewidencji w rejestrze VAT bez ich podpisywania

6. na czym ma polegać potwierdzenie odbioru faktury elektronicznej i czy potwierdzeniem odbioru faktury korygującej elektronicznej może być komunikat z systemu obsługiwanego przez Y

7. czy możliwe jest przesyłanie elektronicznych danych tylko w zakresie faktur przez pewien okres, bez elektronicznych faktur korygujących w tym samym czasie

8. czy jest konieczność wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie papierowej jeśli dokumenty te były przesyłane przez EDI

9. czy jeśli nasz operator t.j. Y złoży oświadczenie o tym, że stosowane przez niego oprogramowanie o przesyle danych drogą elektroniczną gwarantuje autentyczność pochodzenia danych, faktur i integralność ich treści zg. z rozporządzeniem z 14.07.2005r., to czy można uznać, że nasza firma dołożyła wszelkich starań, co do wdrożenia procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia danych i integralności ich treści.

W tym miejscu wskazać należy, iż niniejsze postanowienie odnosi się wyłącznie do pytania nr 4 zawartego we wniosku, natomiast rozstrzygnięcia w pozostałym zakresie zawarte zostały w postanowieniach tutejszego organu podatkowego:

- nr III-2/443- 62/07/EF z dnia 01.08.2007r.

- nr III-2/443- 63/07/EF z dnia 01.08.2007r.

- nr III-2/443- 64/07/EF z dnia 01.08.2007r.

- nr III-2/443- 65/07/EF z dnia 01.08.2007r.

- nr III-2/443- 66/07/EF z dnia 01.08.2007r.

- nr III-2/443- 68/07/EF z dnia 01.08.2007r.

Przedstawiając własne stanowisko w sprawie dot. w/w pytania nr 4 zawartego we wniosku Podatnik podał, iż "...różna forma graficzna faktury elektronicznej przy zachowaniu tych samych danych w fakturze elektronicznej jest zgodna z zasadą integralności z rozporządzenia".

Na podstawie art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 z późn. zm), w dalszej części zwanej "ustawą", podatnicy, o których mowa w art. 15 ustawy,są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

Elementy, jakie powinny zawierać faktury VAT określone zostały w przepisach Rozdziału 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95 poz. 798), a w szczególności w § 9, § 11, § 12 w/w rozporządzenia.

Wskazać jednak należy, iż zgodnie z art. 106 ust. 11 ustawy Minister właściwy do spraw publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Wspólnot Europejskich, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowania techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych.

Realizując dyspozycje zawarte w w/w art. 106 ust. 11 ustawy Minister Finansów wydał w dniu 14.07.2005r. rozporządzenie w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Na podstawie § 2 w/w rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Zgodnie z § 4 w/w rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia oraz integralność ich treści będą zagwarantowane:

1) bezpiecznym podpisem elektronicznym (...) lub

2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca jej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W tym miejscu wskazać należy, iż w przepisach ustawy ani w przepisach wykonawczych do ustawy nie został zawarty wymóg, iż faktura elektroniczna winna być zachowana w takim samym formacie, jak i szacie graficznej u wystawcy i u jej nabywcy. Istotnym elementem jest natomiast zachowanie integralności jej treści u wystawcy i odbiorcy faktury elektronicznej.

W świetle przytoczonych przepisów prawa stanowisko zaprezentowane przez Podatnika w rozpatrywanym wniosku z dnia 08.05.2007r. (uzup. 27.07.2007r.) należy uznać za prawidłowe w części dot. pytania nr 4 zawartego we wniosku dot. zachowania zasady integralności w przypadku różnych form graficznych faktur elektronicznych będących w posiadaniu wystawcy i nabywcy faktur.

Podkreślić należy, iż podana interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Podatnika we wniosku z dnia 08.05.2007r. (uzup. 27.07.2007r.) i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia, określonej we wniosku.

Piotr VaGla Waglowski

VaGla
Piotr VaGla Waglowski - prawnik, publicysta i webmaster, autor serwisu VaGla.pl Prawo i Internet. Członek Rady ds Cyfryzacji przy Ministrze Cyfryzacji, ekspert w Departamencie Oceny Ryzyka Regulacyjnego Ministerstwa Rozwoju, felietonista miesięcznika "IT w Administracji" (wcześniej również felietonista miesięcznika "Gazeta Bankowa" i tygodnika "Wprost"). Uczestniczył w pracach Obywatelskiego Forum Legislacji, działającego przy Fundacji im. Stefana Batorego w ramach programu Odpowiedzialne Państwo. W 1995 założył pierwszą w internecie listę dyskusyjną na temat prawa w języku polskim, Członek Założyciel Internet Society Poland, pełnił funkcję Członka Zarządu ISOC Polska i Członka Rady Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji. Był również Członkiem Rady Informatyzacji przy MSWiA, członkiem Zespołu ds. otwartych danych i zasobów przy Komitecie Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji oraz Doradcą społecznym Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej ds. funkcjonowania rynku mediów w szczególności w zakresie neutralności sieci. W latach 2009-2014 Zastępca Przewodniczącego Rady Fundacji Nowoczesna Polska, w tym czasie był również Członkiem Rady Programowej Fundacji Panoptykon. Więcej >>