Faktura wystawiona w formie elektronicznej w pliku PDF i odliczenia podatku

Dolnośląski Urząd Skarbowy wydał postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego (Sygn. PP II 443/1/328/05). Pytanie dotyczyło pliku PDF i prawa do odliczenia kwoty podatku, oryginału faktury oraz zastosowania przepisów rozporządzenia.

Rodzaj dokumentu postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego
Sygnatura PP II 443/1/328/05
Data 2005.11.23
Autor Dolnośląski Urząd Skarbowy

Pytanie podatnika

Podatnik ma wątpliwości, czy z uwagi na brak podpisu na fakturach wystawionych w formie elektronicznej w pliku PDF, oraz biorąc pod uwagę treść ustawy o podatku od towarów i usług, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym Podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, Spółka może skorzystać z prawa do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z tego rodzaju faktur.

POSTANOWIENIE

Na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), Naczelnik Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego we Wrocławiu stwierdza, że stanowisko Podatnika przedstawione we wniosku z dnia 21 sierpnia 2005 r., który do tut. organu wpłynął dnia 23 sierpnia 2005 r. o udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktury wystawionej w formie elektronicznej w pliku PDF, która po wydrukowaniu nie różni się od kopii dokumentu posiadanego przez dostawcę jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 23 sierpnia 2005 r. do Naczelnika Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego we Wrocławiu wpłynął wniosek o udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego.

Pismem z dnia 07.11.2005 r. organ podatkowy wezwał wnioskodawcę do uzupełnienia braków formalnych wniosku. Braki formalne wniosku uzupełnione zostały dnia 16.11.2005 r.

Jak stanowi art. 14a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa stosownie do swojej właściwości naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego lub wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta albo marszałek województwa na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta mają obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastoso­wania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. W myśl art. 14a § 4 cytowanej ustawy, udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, o której mowa w § 1, następuje w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie.

Z treści złożonego wniosku wynika, iż Podatnik prowadzi działalność handlową. Transakcje kupna-sprzedaży dokumentowane są fakturami VAT, które zgodnie z zawartą umową dealerską mogą być również przesyłane do odbiorców w formie elektronicznej w postaci gotowego wydruku (plik "PDF") na adres e-mail wskazany przez klienta. Klient w zawartej umowie dealerskiej zobowiązuje się do wydrukowania otrzymanych faktur VAT, zatwierdzenia ich przez wyznaczoną przez siebie osobę oraz do przechowywania zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Przedmiotowe faktury po wydrukowaniu przez odbiorcę nie różnią się od kopii posiadanej przez dostawcę, ale wystawione są bez podpisu.

Podatnik wyjaśnia również, iż złożony wniosek dotyczy jego indywidualnej sprawy, a pytanie zawarte we wniosku odnosi się do sytuacji, w której to Spółka za pośrednictwem poczty elektronicznej otrzymuje od kontrahentów faktury VAT w formie elektronicznej w postaci plików PDF.

Zdaniem Spółki, w analizowanej sprawie, zastosowanie znajduje przepis art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług, stanowiący, iż prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego powstaje na podstawie otrzymanych faktur, a nie jak to było w stanie prawnym obowiązującym do dnia 30.04.2005 r., iż podstawę do obniżenia przez nabywcę kwoty podatku należnego stanowią wyłącznie oryginały faktur. Według Podatnika, w przedstawionym stanie faktycznym, nie mają zastosowania przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

W ocenie Naczelnika Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego we Wrocławiu przedstawione przez Podatnika stanowisko w sprawie jest nieprawidłowe.

Stosownie do postanowień art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) w zakresie w jakim towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 2 ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi, z zastrzeżeniem ust. 3-7:

1. suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:
a) z tytułu nabycia towarów i usług;
b) potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku i raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego;
c) od komitenta z tytułu dostawy towarów będących przedmiotem umowy komisu - z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4;

2. w przypadku importu - suma kwot podatku wynikająca z dokumentu celnego;

3. zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;

4. kwota podatku należnego od importu usług, kwota podatku należnego od dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, oraz kwota podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.
Stosownie do treści art. 86 ust. 10 pkt 1 cyt ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-4 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.
Na podstawie art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową, bez podatku, podstawę opodatkowania oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zgodnie z art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:
1. konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonywanych przez grupę podatników;
2. potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3. konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4. stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

W myśl regulacji art. 106 ust. 11 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Wspólnot Europejskich, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowanie techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych.

Jak wskazano powyżej, ustawa z dnia 11 marca 2005 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) zakłada co prawda możliwość wystawiania i przesyłania faktur drogą elektroniczną, niemniej jednak zasady i warunki pozwalające na stosowanie takich rozwiązań miały zostać uregulowane w rozporządzeniu wydanym przez Ministra Finansów, który z przewidzianej delegacji skorzystał jednak dopiero poprzez wydanie rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U Nr 133, poz. 1119). Zatem, biorąc pod uwagę powyższe w stanie prawnym obowiązującym do dnia wydania wskazanego rozporządzenia, nie było podstaw prawnych dopuszczających wykorzystanie przez podatników drogi elektronicznej dla przesyłania dokumentów - w tym także faktur. Brak szczegółowych unormowań w zakresie wystawiania, przechowywania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także sposobu ich udostępniania organom podatkowym uniemożliwiał skuteczne korzystanie z tej formy komunikacji.

Stosownie do regulacji § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów, dla których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 756) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
Zatem, faktury wystawione i przesłane drogą elektroniczną w stanie prawnym obowiązującym przed dniem wejścia w życie ww. rozporządzenia w sprawie wystawiania i przesyłania faktur drogą elektroniczną, nie nosiły znamion oryginałów, co oznaczało, iż nie spełniały wymogów przewidzianych w przytoczonych powyżej przepisach, a zatem Podatnik nie miał prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w takiej formie.
Dopiero wskazane rozporządzenie z dnia 14 lipca 2005 r. dało podatnikom prawo do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Oznacza, to iż również od tego momentu podmioty otrzymujące faktury tą drogą uprawnione są do skorzystania z prawa do odliczenia kwot podatku wykazanych na fakturach wysłanych i otrzymanych droga elektroniczną.

Zgodnie z §1 rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U Nr 133, poz. 1119) przedmiotowe rozporządzenie określa:

1. sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej;

2. zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur drogą elektroniczną.

Stosownie do regulacji § 7 ust. 1 cyt. rozporządzenia, podatnicy zamierzający wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej przed dniem 1 stycznia 2006 r. mogą stosować tę formę wystawiania faktur pod warunkiem uprzedniego zawiadomienia w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, a w przypadku zamiaru przesyłania faktur w sposób określony w § 4 pkt 2 - zawiadomienia również o rodzaju normy (standardu), który będzie stosowany.

Zgodnie z ust. 2 ww. § 7, przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do podatników będących odbiorcami przesyłanych w formie elektronicznej faktur.

W myśl ust. 3 cyt.§ 7 rozporządzenia, w stosunku do podatników, o których mowa w ust. 1 i 2, przepisy § 2-6 stosuje się odpowiednio.

Stosownie do zapisu ust. 1 § 3 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury (...). W myśl ust. 2 § 3, akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej przepisy § 4 stosuje się odpowiednio.

Należy zatem wskazać, iż regulacja art. 86 ww. ustawy o podatku od towarów i usług znajdzie zastosowanie również w przypadku faktur otrzymanych drogą elektroniczną, bowiem treść i skutki prawne wystawienia i otrzymania faktury w takim przypadku są identyczne jak dla faktury papierowej. Aby jednak Spółka mogła dokonać, w myśl ww. regulacji, obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktury otrzymanej w formie elektronicznej, zarówno wystawca, jak i odbiorca takiej faktury muszą spełnić wymogi nałożone na nich przytoczonym rozporządzeniem. Powyższe oznacza, iż regulacje ww. rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. wbrew stanowisku Spółki, znajdą zastosowanie w przedmiotowej sprawie.

W szczególności, jak wskazano powyżej, Podatnik chcąc jeszcze w 2005 r. odebrać fakturę elektroniczną, zobligowany jest do uprzedniego, tj. przed jej odbiorem, zawiadomienia na piśmie:
naczelnika urzędu skarbowego;
oraz naczelnika urzędu celnego - w przypadku podatników podatku akcyzowego.

Zawiadomienie powinno obejmować:
informację o zamiarze odbierania faktury w formie elektronicznej;
określenie rodzaju normy (standardu), który będzie stosowany - w przypadku podmiotów stosujących wymianę danych elektronicznych (EDI).

Jednocześnie należy zaznaczyć, iż zarówno w przypadku faktur wystawionych w formie elektronicznej, jak i w przypadku tradycyjnych faktur w formie papierowej, nie ma obowiązku umieszczania na nich podpisów wystawcy i odbiorcy.

Powyższe wynika z §3 ww. rozporządzenia, w którym wskazano na konieczność udzielenia przez odbiorcę faktury elektronicznej "akceptacji" jej wystawcy, tj. wyrażenia zgody na jej wystawienie w formie elektronicznej oraz z ust. 1 § 9 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów, dla których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, który pośród elementów obligatoryjnych przewidzianych dla faktur papierowych, nie zawiera wymogu umieszczania podpisów na takiej fakturze.

W świetle powyższego przedstawione we wniosku stanowisko Podatnika w przedmiotowej sprawie jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 14a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu sporządzenia wniosku.

Jak stanowi art. 14b § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, interpretacja nie jest wiążąca dla wnioskodawcy, wiąże natomiast właściwe dla wnioskodawcy organy podatkowe i organy kontroli skarbowej do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Stronie przysługuje prawo wniesienia zażalenia na niniejsze postanowienie do Dyrektora Izby Skarbowej we Wrocławiu w terminie 7 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia. Zażalenie wnosi się za pośrednictwem organu podatkowego, który wydał postanowienie. Zażalenie podlega opłacie skarbowej.

Piotr VaGla Waglowski

VaGla
Piotr VaGla Waglowski - prawnik, publicysta i webmaster, autor serwisu VaGla.pl Prawo i Internet. Członek Rady ds Cyfryzacji przy Ministrze Cyfryzacji, ekspert w Departamencie Oceny Ryzyka Regulacyjnego Ministerstwa Rozwoju, felietonista miesięcznika "IT w Administracji" (wcześniej również felietonista miesięcznika "Gazeta Bankowa" i tygodnika "Wprost"). Uczestniczył w pracach Obywatelskiego Forum Legislacji, działającego przy Fundacji im. Stefana Batorego w ramach programu Odpowiedzialne Państwo. W 1995 założył pierwszą w internecie listę dyskusyjną na temat prawa w języku polskim, Członek Założyciel Internet Society Poland, pełnił funkcję Członka Zarządu ISOC Polska i Członka Rady Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji. Był również Członkiem Rady Informatyzacji przy MSWiA, członkiem Zespołu ds. otwartych danych i zasobów przy Komitecie Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji oraz Doradcą społecznym Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej ds. funkcjonowania rynku mediów w szczególności w zakresie neutralności sieci. W latach 2009-2014 Zastępca Przewodniczącego Rady Fundacji Nowoczesna Polska, w tym czasie był również Członkiem Rady Programowej Fundacji Panoptykon. Więcej >>