EDI, integralność, autentyczność i umowa

Trzeci Mazowiecki Urząd Skarbowy w Radomiu wydał postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego (Sygn. 1473/WV/443/379/252/2005/AS). Pytanie dotyczyło m.in. oświadczenia realizatora usługi EDI, że stosowana przy przesyłaniu danych technologia gwarantuje autentyczność danych i integralność treści oraz kwestii umowy dotyczącej EDI. Naczelnik Urzędu stwierdził, że stanowisko wnioskodawcy jest prawidłowe.

Rodzaj dokumentu postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego
Sygnatura 1473/WV/443/379/252/2005/AS
Data 2006.01.10
Autor Trzeci Mazowiecki Urząd Skarbowy w Radomiu

Pytanie podatnika

Czy w świetle obecnie obowiązujących przepisów § 4 rozporządzenia, dla potwierdzenia autentyczności pochodzenia i integralnośći treści faktur przesyłanych poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), wystarczające będzie oświadczenie realizatora usługi EDI, że stosowana przy przesyłaniu danych technologia gwarantuje autentyczność danych i integralność treści?

Czy strony mogą umówić się pisemnie w kwestii wzajemnej wymiany danych elektronicznych (EDI) oświadczając sobie wzajemnie autentyczność danych, integralność treści przesyłanych danych oraz protokół ich wymiany?

POSTANOWIENIE

Na podstawie art. 14 a § 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005r. Nr 8 poz. 60 z późn. zmianami) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 14 października 2005r. (data wpływu do tut. Urzędu ) o udzielenie pisemnej interpretacji w sprawie § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119)

Naczelnik Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu stwierdza, że stanowisko wnioskodawcy podane we wniosku jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

I. Stan faktycznyW związku z wejściem w życie Rozporządzenia, które umożliwiło podmiotom gospodarczym przesyłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej, X rozpoczął wdrażanie systemów komputerowych pozwalających na uproszczenie współpracy z dostawcami i odbiorcami poprzez przesyłanie faktur drogą elektroniczną.Nowe systemy pozwolą na księgowanie faktur przesyłanych drogą elektroniczną z pominięciem faktur w formie papierowej, których nie będziemy otrzymywali od dostawców ani też wysyłali naszym partnerom handlowym.

II. Treść pytaniaCzy w świetle obecnie obowiązujących przepisów § 4 rozporządzenia, dla potwierdzenia autentyczności pochodzenia i integralnośći treści faktur przesyłanych poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), wystarczające będzie oświadczenie realizatora usługi EDI, że stosowana przy przesyłaniu danych technologia gwarantuje autentyczność danych i integralność treści?>Czy strony mogą umówić się pisemnie w kwestii wzajemnej wymiany danych elektronicznych (EDI) oświadczając sobie wzajemnie autentyczność danych, integralność treści przesyłanych danych oraz protokół ich wymiany?

III. Stanowisko Wnioskodawcy co do oceny stanu faktycznegoNaszym zdaniem pisemna gwarancja dostawcy usług EDI o zgodności zastosowanych procedur z wymogiem autentyczności danych i integralności treści jak również wzajemne oświadczenie stron o wymianie danych elektronicznych jest wystarczające do spełnienia wymogów §4, pkt.2 Rozporządzenia w rozumieniu dyrektywy Unii Europejskiej nr 94/820/WE.

Mając na uwadze powyższe rozważania, można stwierdzić, że:Pisemna gwarancja operatora EDI jest wystarczająca dla spełnienia wymogów § 4, pkt.2 rozporządzenia w przypadku przesyłania faktur w drodze wymiany danych elektronicznych (EDI).Umowa stron w kwestii wzajemnej wymiany danych elektronicznych (EDI) jest wystarczająca dla spełnienia wymogów § 4, pkt.2 Rozporządzenia.

IV. Ocena prawna stanowiska Wnioskodawcy w przedstawionym stanie faktycznym i prawnym.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) w § 4 stanowi, że faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm) weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.Z powyższego wynika, że rozporządzenie wprowadza jako dozwoloną formę fakturowania elektronicznego poza bezpiecznym podpisem elektronicznym także wymianę danych elektronicznych (EDI). Elektroniczna wymiana danych (z ang. EDI - Electronic Data Interchange) została określona w rozporządzeniu jedynie poprzez odniesienie do umowy w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Umowa ta została opisana w art. 1 zaleceń Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszących się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28.12.1994).Zgodnie z definicją zawartą w omawianych zaleceniach Komisji Europejskiej, EDI powinna być rozumiana jako elektroniczna wymiana danych handlowych i administracyjnych, sformatowanych według uzgodnionych wcześniej standardów pomiędzy różnymi systemami informatycznymi. Wiadomość przesłana w formacie EDI składa się z odpowiednio zestandaryzowanych komunikatów przygotowanych w czytelnym dla systemu informatycznego formacie, które mogą być automatycznie i jednoznacznie przetwarzane.Kontrahenci mający zamiar korzystać z tej formy przesyłania danych mają obowiązek zawrzeć dwustronną umowę regulującą wymianę danych elektronicznych. Zgodnie z par. 4 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, zawarta pomiędzy kontrahentami umowa dotycząca elektronicznej wymiany danych (w formie EDI) powinna zawierać zapisy przewidujące stosowanie procedur, które będą gwarantowały autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych w niej zawartych. Zagwarantowanie autentyczności pochodzenia oznacza natomiast możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, tj. wystawcy faktury. Z kolei procedury zapewniające integralność danych zapewniają, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie. Biorąc pod uwagę zawarte w Rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych odesłanie do zaleceń Komisji Europejskiej należy przyjąć, że system spełniający wymogi EDI powinien zapewniać także rekomendowane przez Komisję Europejską standardy. Zgodnie z postulatami Komisji Europejskiej, w przypadku przesyłania wiadomości w systemie zgodnym z założeniami EDI, zaangażowane strony powinny zagwarantować przestrzeganie procedur między innymi w zakresie bezpieczeństwa. Oznacza to wprowadzenie procedur weryfikacji pochodzenia i integralności wiadomości EDI. Dodatkowo odbiorca takiej wiadomości ma obowiązek poinformowania (w czasie określonym w umowie) nadawcy o jakichkolwiek zaistniałych nieprawidłowościach. Zalecenia Komisji Europejskiej nakładają także obowiązek zapewnienia przynajmniej takiego poziomu poufności, jaki jest przyjęty w odniesieniu do dokumentów wystawianych w formie papierowej. Zgodnie z zaleceniami, umowa powinna ponadto określać zakres odpowiedzialności każdej ze stron i sposób rozwiązywania ewentualnych sporów.

Umowa, na podstawie której partnerzy handlowi wprowadzą między sobą elektroniczną wymianę danych, musi zawierać tzw. załącznik techniczny (Technical Anneks), który powinien określać m.in. ustalone standardy formatowania danych, używany sprzęt, środki komunikacji oraz procedury przeprowadzania testów próbnych w celu monitorowania i ustalenia specyfikacji i wymogów technicznych.

Zalecenia Komisji Europejskiej w znacznej części pozostawiają stronom umowy pewną swobodę w określaniu poszczególnych zapisów umowy. Jednakże wspomniana umowa pomiędzy kontrahentami powinna zawierać zapisy określające, oprócz powyższych wymogów wprost wskazanych w rozporządzeniu, także zalecenia rekomendowane przez Komisję Europejską.