Faktury elektroniczne a drukowanie i przechowywanie

Trzeci Mazowiecki Urząd Skarbowy w Radomiu wydał postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego (Sygn. 1473/WV/443/379/253/2005/AS). Pytanie dotyczyło rezygnacji z drukowania i posiadania oryginałów tych faktur w formie papierowej w przypadku faktur elektronicznych opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym i za pomocą systemu EDI.

Rodzaj dokumentu postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego
Sygnatura 1473/WV/443/379/253/2005/AS
Data 2006.01.10
Autor Trzeci Mazowiecki Urząd Skarbowy w Radomiu

Pytanie podatnika

Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy Spółką a dostawcami/odbiorcami, z którymi ta wymiana będzie się odbywała w formie elektronicznej gdzie autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści będzie zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym (§4 rozporządzenia, pkt. l), można zrezygnować z drukowania i posiadania oryginałów tych faktur w formie papierowej? Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy Spółką a dostawcami/odbiorcami, z którymi ten proces będzie się odbywał w drodze wymiany danych elektronicznych (EDI), z zachowaniem procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści (§4 Rozporządzenia, pkt.2), można zrezygnować z drukowania i posiadania oryginałów tych faktur w formie papierowej?

POSTANOWIENIE

Na podstawie art. 14 a § 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005r. Nr 8 poz. 60 z późn. zmianami) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 14 października 2005r. (data wpływu do tut. Urzędu ) o udzielenie pisemnej interpretacji w sprawie §4 i §5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) Naczelnik Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu stwierdza, że stanowisko wnioskodawcy podane we wniosku jest prawidłowe

UZASADNIENIE

I.Stan faktyczny
W związku z wejściem w życie Rozporządzenia, które umożliwiło podmiotom gospodarczym przesyłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej, X rozpoczął wdrażanie systemów komputerowych pozwalających na uproszczenie współpracy z dostawcami i odbiorcami poprzez przesyłanie faktur drogą elektroniczną.Nowe systemy pozwolą na księgowanie faktur przesyłanych drogą elektroniczną z pominięciem faktur w formie papierowej, których nie będziemy otrzymywali od dostawców ani też wysyłali naszym partnerom handlowym.

II. Treść pytania
Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy Spółką a dostawcami/odbiorcami, z którymi ta wymiana będzie się odbywała w formie elektronicznej gdzie autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści będzie zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym (§4 rozporządzenia, pkt. l), można zrezygnować z drukowania i posiadania oryginałów tych faktur w formie papierowej? Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy Spółką a dostawcami/odbiorcami, z którymi ten proces będzie się odbywał w drodze wymiany danych elektronicznych (EDI), z zachowaniem procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści (§4 Rozporządzenia, pkt.2), można zrezygnować z drukowania i posiadania oryginałów tych faktur w formie papierowej?

III.Stanowisko Wnioskodawcy co do oceny stanu faktycznego
Naszym zdaniem treść Rozporządzenia jasno określa zakres, czego dotyczy, czyli warunków i sposobów wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz zasad ich przechowywania i trybu udostępniania władzom skarbowym faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Także pozostała część Rozporządzenia nie wspomina, że dla potwierdzenia zgodności faktury przesłanej drogą elektroniczną w ślad powinien być przesłany oryginał faktury w formie papierowej. Dlatego też uważamy, że po przesłaniu faktury drogą elektroniczną i zabezpieczeniu jej podpisem elektronicznym lub EDI z przepisów Rozporządzenia nie wynika dodatkowy obowiązek przesyłania do nabywcy faktury w formie papierowej. Ponadto, zgodnie z § 5 ust. 2 Rozporządzenia, który stanowi, że dopiero w przypadkach, kiedy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesyłanie dokumentu w formie elektronicznej podatnik zobowiązany jest wystawić ten dokument w formie papierowej. Świadczy to o tym, iż celem niniejszego Rozporządzenia jest uproszczenie procedury przechowywania i przesyłania faktur podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą natomiast dopiero w sytuacjach, kiedy przesyłanie nie jest możliwe należy wystawić fakturę w formie papierowej.Mając na uwadze powyższe rozważania, można stwierdzić, że:W przypadku wystawiania, przesłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej gdzie autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści będzie zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu, nie ma obowiązku wystawiania i przesyłania faktury w formie papierowej.W przypadku wystawiania, przesłania i przechowywania faktur poprzez wymianę elektroniczną EDI zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu, nie ma obowiązku wystawiania i przesyłania faktury w formie papierowej.

IV. Ocena prawna stanowiska Wnioskodawcy w przedstawionym stanie faktycznym i prawnym

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) określa:

1.sposoby i warunki wystawiania faktur w formie elektronicznej,2.zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesłanych drogą elektroniczną.

§ 5 ust. 2 ww rozporządzenia stanowi, że w przypadkach, kiedy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesyłanie dokumentu w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik zobowiązany jest wystawić ten dokument w formie papierowej.

Rozporządzenie to nie wskazuje, jak słusznie podnosi Wnioskodawca, że dla potwierdzenia zgodności faktury przesłanej drogą elektroniczną w ślad powinien być przesłany oryginał faktury w formie papierowej.

Zatem należy podzielić stanowisko zawarte we wniosku Podatnika, że po przesłaniu faktury drogą elektroniczną i zabezpieczeniu jej podpisem elektronicznym lub EDI z przepisów Rozporządzenia nie wynika dodatkowy obowiązek wystawiania i przesyłania do nabywcy faktury w formie papierowej.