Jakie są sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej?

Pierwszy Urząd Skarbowy w Tarnowie wydał postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego (Sygn. PP/443-22/06), w którym odniósł się do pytania: Jakie są sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej a także zasady przechowywania i udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

Rodzaj dokumentu postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego
Sygnatura PP/443-22/06
Data 2006.05.11
Autor Pierwszy Urząd Skarbowy w Tarnowie
Temat Podatek od towarów i usług --> Dokumentacja --> Faktury

Pytanie podatnika

Jakie są sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej a także zasady przechowywania i udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

POSTANOWIENIE

Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Tarnowie działając na zasadzie art. 14a par. 1 oraz par. 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 04.04.2006 r. w sprawie udzielenia interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług stwierdza, iż przedstawione we wniosku stanowisko jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 04.04.2006 r. wpłynął do tut. Organu podatkowego wniosek, w którym Podatnik zwraca się o weryfikację interpretacji przepisów ustawy z dnia 18.09.2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania, oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) oraz opracowanej na ich podstawie procedury wystawiania, przesyłania a także archiwizowania dokumentów sprzedaży w formie elektronicznej.

Zdaniem Podatnika, zgodnie z par. 3 ust. 1 ww. rozporządzenia faktury VAT w formie elektronicznej winny być wystawione i przesłane danemu kontrahentowi najwcześniej następnego dnia od daty otrzymania akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury (wzór tej akceptacji w załączeniu do wniosku o interpretację). Faktury te (wzór wydruku faktury w formacie PDF również podana w załączeniu do wniosku) będą podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Informacje o wystawieniu faktury i możliwości jej odbioru lub faktura w formie elektronicznej wraz z towarzyszącym jej podpisem jako załącznik do e-mail będzie wysyłana do klienta za pomocą poczty elektronicznej. Klient będzie miał możliwość weryfikacji autentyczności podpisu wystawcy faktury oraz ważności certyfikatu użytego do jego sporządzenia. Faktury w formie elektronicznej i ich podpisy będą przechowywane w formie elektronicznej, w formacie w którym będą przesyłane, tak by zagwarantować autentyczność ich pochodzenia, integralność ich treści oraz czytelność przez cały okres ich przechowywania. Faktury w formie elektronicznej będą udostępniane organom podatkowym w formie elektronicznej na płycie CD, gdzie zamieszczone będzie archiwum tych dokumentów.

W odniesieniu do powyższego Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Tarnowie informuje:

Zgodnie z treścią cytowanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury.

Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej, istotne jednak jest iż faktura elektroniczna może być wystawiona i przesłana nie wcześniej niż następnego dnia po dniu akceptacji tej formy przez nabywcę. Podkreślić także należy, iż w przypadku wystawienia faktur dla kilku odbiorców, akceptację formy elektronicznej faktury należy uzyskać osobno dla każdego z nich.

Warunkiem wystawiania, przesyłania i przechowywania w/w dokumentów w formie elektronicznej jest zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści, m.in. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ww. ustawy o podpisie elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, względnie wymiana danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.

Faktury przesyłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres przechowywania. Co do zasady faktury elektroniczne przechowuje się na terytorium kraju (a także na terytorium innego państwa członkowskiego pod warunkiem wcześniejszego zawiadomienia o tym właściwego naczelnika urzędu) i to w taki sposób, żeby na żądanie organu podatkowego lub kontroli skarbowej była możliwość natychmiastowego, pełnego i ciągłego dostępu do nich drogą elektroniczną. W szczególności podatnik musi zapewnić możliwość ich udokumentowania poboru i wykorzystania przez te organy. Przepisy nie narzucają w sposób sztywny wymagań co do przechowywania oraz zapewnienia dostępu do faktur wystawianych w drodze elektronicznej, lecz odwołują się w tym zakresie do norm i standardów, które to zapewniają, tj. w/w ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym.

Po dokonaniu analizy treści pisma i przyjętej interpretacji przepisów oraz po zapoznaniu się z załączonymi wzorami: "Akceptacja formy elektronicznej" oraz "Faktura VAT w formie elektronicznej" tut. Organ podatkowy stwierdza, iż wskazane przez Spółkę sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz zasady przechowywania i udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną są zgodne z wymogami, o których mowa w ww. przepisach.

Powyższa interpretacja:
- dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i traci swoją moc z chwilą zmiany przepisów jej dotyczących,
- nie jest wiążąca dla podatnika, wiąże natomiast właściwe dla wnioskodawcy organy podatkowe i organy kontroli skarbowej.

W dacie wydania postanowienia nie toczyło się postępowanie podatkowe, kontrola podatkowa, postępowanie przed sądem administracyjnym.

POUCZENIENa powyższe postanowienie służy zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Krakowie Ośrodek Zamiejscowy w Tarnowie za pośrednictwem Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Tarnowie w terminie 7 dni od daty doręczenia niniejszego postanowienia.

Piotr VaGla Waglowski

VaGla
Piotr VaGla Waglowski - prawnik, publicysta i webmaster, autor serwisu VaGla.pl Prawo i Internet. Członek Rady ds Cyfryzacji przy Ministrze Cyfryzacji, ekspert w Departamencie Oceny Ryzyka Regulacyjnego Ministerstwa Rozwoju, felietonista miesięcznika "IT w Administracji" (wcześniej również felietonista miesięcznika "Gazeta Bankowa" i tygodnika "Wprost"). Uczestniczył w pracach Obywatelskiego Forum Legislacji, działającego przy Fundacji im. Stefana Batorego w ramach programu Odpowiedzialne Państwo. W 1995 założył pierwszą w internecie listę dyskusyjną na temat prawa w języku polskim, Członek Założyciel Internet Society Poland, pełnił funkcję Członka Zarządu ISOC Polska i Członka Rady Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji. Był również Członkiem Rady Informatyzacji przy MSWiA, członkiem Zespołu ds. otwartych danych i zasobów przy Komitecie Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji oraz Doradcą społecznym Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej ds. funkcjonowania rynku mediów w szczególności w zakresie neutralności sieci. W latach 2009-2014 Zastępca Przewodniczącego Rady Fundacji Nowoczesna Polska, w tym czasie był również Członkiem Rady Programowej Fundacji Panoptykon. Więcej >>